Page 201 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 201
188
การเก็บข้อมูลด้วยระบบบันทึกเสียง จะมีประโยชน์ในการท างานที่ค่อนข้าง
ง่ายและสะดวกในการด าเนินงานในเรื่องต่างๆ โดยทั่วๆ ไปจะเป็นการ
บันทึกเสียงที่ค่อนข้างจะต้องการรายละเอียดมากๆ เช่นการบันทึกการ
ประชุม การเก็บข่าวสารที่ควรเสนอหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน การบันทึก
รายละเอียดที่ผู้อื่นส่งหรือแถลงให้ทราบ นอกจากนั้นการบันทึกรายละเอียด
ด้วยเทปบันทึกเสียง ยังอาจเขียนไว้กับโทรศัพท์ กรณีที่มีการติดต่อกันทาง
โทรศัพท์ แม้ผู้บันทึกจะอยู่บันทึกด้วยตนเองหรือไม่ก็ตาม เครื่องบันทึกชนิด
อัตโนมัติจะท าหน้าที่บันทึกเอาไว้ได้จากเสียงโทรศัพท์นั้น
ประโยชน์ของการบันทึกรายละเอียดด้วยเครื่องบันทึกเสียงมีมากมายหลาย
ประการ พอสรุปได้ตั้งนี้
1. สามารถเก็บบันทึกรายละเอียดได้ครบถ้วนไม่ขาดตกบก
พร้อง
2. สะดวกในการต าเนินการ พกพาอุปกรณ์สะดวกสบายมาก
3. สามารถเก็บข้อความไว้ได้มาก ถ่ายออกเป็นที่ส าเนาก็ได้
4. จัดส่งไปสู่แหล่งต่างๆ ได้สะดวก เพราะมีขนาดเล็กและ
น้ าหนักเบา
5. มีกล่องเก็บ และมีฉลากให้ลงรหัสหรือชื่อเสียงได้สะดวก
จัดเก็บไว้อย่างมิดชิดและไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก
6. ประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะแถบบันทึกสามารถล้างลบออกได้
สามารถใช้ได้อีกเป็นปกติหลายครั้งดังได้กล่าวมาแล้วถึงประโยชน์และความ
สะดวกของการเก็บข้อมูลรายละเอียดลงในเครื่องบันทึกเสียงส่งเป็นเอกสาร
ไปยังแหล่งต่างๆ ได้หรือเก็บไว้ได้นาน ด้วยระบบเก็บที่ทันสมัยจะช่วยให้
ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มาก
