Page 199 - โครงการการจัดการเอกสาร

186

5. แฟ้มเฉพาะให้วางไว้ต าแหน่งที่ 4 มีส่วนยื่นกว้างเป็น 2 เท่า

มีหมายเลขและสีเช่นเดียวกับบัตรน ารอง (ยกเว้นชื่อที่ไม่มีหน่วย 2 จะวาง

ไว้หลังบัตรน าหลักและจะได้สีขาวเช่นเดียวกับบัตรน าหลัก)

การให้หมายเลข

1. ตัวเลขประจ าบัตรน ารอง ประกอบไปด้วยตัวเลขตองตัวๆ แรก

เป็นเลขประจ าบัตรน้าหลัก ตัวที่สองประจ าบัตรน่ารอง (น ้าหน่วยที่สองของชื่อ)

2 ตัวเลขในแฟ้มเฉพาะตัวแรกเป็นของบัตรน าหลัก ตัวที่สองให้ตาม

ตัวเลขประจ าบัตรน ารอง

3 ตัวเลขแฟ้มเฉพาะของชื่อที่ไม่มีหน่วยที่สอง จึงได้ตัวเลขตามบัตร

น าหลัก ส่วนตัวที่สองจะได้เลขศูนย์ (0) เสมอ เพราะไม่ได้อยู่ภายใต้บัตรน ารอง

ผลดีของการเก็บเอกสารวิธีนี้

1 เก็บได้รวดเร็วเพราะแบ่งการใช้สีเป็นสามส่วนคือ ตีน ้าตาล ดีเขียว

และสีเหลือง

2. แบ่งตัวเลขเป็นสามกลุ่มสีคือ 1 -3 กลุ่มตีน ้าตาล 4-6 กลุ่มสีเขียว

7-9 กลุ่มสีเหลือง

3. เมื่อได้ตัวอักษรในหน่วยแรกก็จะมีตัวเลขก ากับไว้ และได้

ตัวอักษรในหน่วยสองก็จะมีตัวเลขภายได้บัตรน ารองและในหน่วยสองนี้เองก็จะ

ได้กลุ่มสีเข้าช่วย จึงท าให้ตรวจสอบและเก็บต้นภายใต้ระบบสามขั้นตอนคือ บัตร

น าหลัก บัตรน่ารองและตัวเลขท ากับสี