Page 203 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 203
190
ประโยชน์ของกำรเก็บเอกสำรด้วยระบบบันทึกภำพ
1. ได้ภาพและเสียงครบถ้วนเมื่อต้องการบันทึกเหตุการณ์ใดๆ ก็
ท าได้สะดวก ภาพหรือเหตุการณ์ใดๆ ที่ไม่ต้องการก็ไม่จ าเป็นต้องบันทึกลงไป
2. ด าเนินการได้สะดวก รวดเร็ว เครื่องบันทึกไม่แพงจนเกินไป
แถบบันทึก 1 ม้วนใช้ได้นานเป็นชั่วโมงและใช้ได้หลายครั้ง เมื่อไม่ต้องการก็
สามารถลบออกและน ามาใช้ใหม่ได้อีก
3. สามารถจัดส่งทางไปรษณีย์ได้สะดวก เพราะมัวนเทปมีขนาด
เล็กบางเบามีกล่องเก็บเรียบร้อย
4. ถ่ายออกได้เป็นหลายส าเนา เก็บไว้ได้นานวันไม่ช ารุดหรือ
เสื่อมได้ง่าย
5. เก็บไว้ได้ง่าย ปลอดภัย ไม่สิ้นเปลืองพื้นที่ มีที่ให้เขียนรหัสหรือ
รายละเอียดของเรื่องราวได้มาก
6. ประหยัดค่าใช้จ่าย ม้วนเทป 1 ม้วน ราคาถูก เก็บข้อมูลได้
จ านวนมากดังกล่าวแล้วว่า การเก็บข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ด้วยระบบ
บันทึกภาพ จะได้ประโยชน์ต่อส านักงานมาก เพราะเป็นระบบที่ได้
รายละเอียดค่อนข้างสมบูรณ์ที่สุด
8.2.3 กำรเก็บเอกสำรด้วยระบบคอมพิวเตอร์
ระบบคอมพิวเตอร์ได้ถูกน ามาเป็นอุปกรณ์ในการเก็บเอกสารที่ทันสมัย
ที่สุดวิธีหนึ่ง ในปัจจุบันคอมพิวเตอร์ค่อนข้างจะเป็นปัจจัยส าคัญในโลกธุรกิจ
และชีวิตประจ าวันของคนทั่วๆ ไป เพราะการท างานของเครื่องคอมพิวเตอร์
เปรียบเสมือนสมองกลที่ท างานแทนมนุษย์ได้สมบูรณ์ที่สุด ตั้งแต่การเก็บ
รายละเอียดข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงการด าเนินงานทางด้านอวกาศและ
การวิจัยภายนอกโลกของเรา คอมพิวเตอร์มี
