Page 204 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 204
191
ได้มีการน าระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเก็บเอกสารและรวบรวมข้อมูล
ต่างๆ เช่น การพิมพ์การส าเนา การออกแบบสร้างแบบธรรมดาๆ ไปจนถึง
การเก็บข้อมูลที่มีรายละเอียดจ านวนมากเป็นล้านๆแผ่นกระดาษด้วยสมอง
กลนี้ จะบรรจุลงไปในแผ่นบรรจุข้อมูลเพียงนิดเดียว ที่เรียกว่า แผ่นเก็บ
ข้อมูลควำม
การเก็บข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์จะลดจ านวนการใช้กระดาษของ
ส านักงานสงได้เกือบสิ้นเชิง การต้นหาเอกสารจะลดความยากล าบากลง
เพราะเพียงแต่กดรหัสที่ท าไว้ตรงกับรหัสของข้อมูลที่จัดเก็บก็จะได้ข้อมูล
ในเอกสารปรากฏออกมาบนจอภาพเพียง 4-5 วินาที และเครื่องจะ
สามารถพิมพ์ออกมาใช้ได้เป็นเอกสารที่สมบูรณ์ทุกประการ
ขนำดของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ควรใช้เก็บข้อมูล เครื่องคอมพิวเตอร์ได้
ถูกพัฒนามานานแล้ว จนปัจจุบันมีประสิทธิภาพในการใช้งานเป็นอย่างดี
ขนาดของเครื่องและสมรรถนะการท างานนั้นแตกต่างกันไปบ้างตาม
สมควรและความเหมาะสมในการใช้งาน 4 ชนิด
1. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Micro Computer)เป็นคอมพิวเตอร์ขนาด
เล็กที่สุด เหมาะที่จะใช้เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดส่วนบุคคลที่ไม่
ต้องการผลการท างานที่สลับขับซ้อนมากนัก มีขนาดเด็กสุดเกือบเท่า
ฝ่ามือหรือเท่าสมุดบันทึก สะดวกในการพกพาหรือน าไปในสถานที่
ต่างๆ ได้สะดวกมาก เครื่องนี้จะประกอบด้วยแผ่นบังคับการท างาน
เพียงชุดเดียว
2. มินิคอมพิวเตอร์ (MiniComputer)เป็นคอมพิวเตอร์อเนกประสงค์ ที่
เหมาะส าหรับการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะใหญ่ขึ้น มีความเร็วและการ
ค านวณได้มากกว่าไมโครคอมพิวเตอร์
