Page 196 - โครงการการจัดการเอกสาร

183

หน่วยที่ 8

กำรจัดเก็บเอกสำรที่ทันสมัยและประมวลข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

8.1 การเก็บเอกสารตามตัวอักษรภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วย

8.1.1 Variadex System

การเก็บเอกสารภาษาอังกฤษโดยใช้สีเข้าช่วยที่ผลิตโดยบริษัท คาร์เด็กซ์

ซิสเตม ในรัฐโอไฮโอ ใช้สีข้าช่วยในการเก็บและค้นเอกสาร ซึ่งเหมาะกับ

ธุรกิจขนาดค่อนข้างใหญ่และมีเอกสารจ านวนมาก การเก็บเอกสารระบบ

นี้จะแบ่งสวนยื่นไว้ 4 ตอนหรือ 4 สวนยื่น คือ

ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 1 ส าหรับบัตรน าหลัก

ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 2 ส าหรับแฟ้มเบ็ดเตล็ด

ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 3 ซึ่งมีความกว้างเป็นสองเท่าของส่วนยื่น

อื่น ส าหรับแฟ้มเฉพาะ

ส่วนยื่นต าแหน่งที่ 4 ส าหรับบัตรน้ าออกหรือบัตรน้ าพิเศษ

การใช้สีเข้าช่วยในการเก็บค้นนั้นได้ก าหนดไว้ 5 สี คือ ลีส้ม สีเหลือง สี

เขียว สีน้ าเงิน และลีม่วงสีดังกล่าวจะก าหนดตัวอักษรเป็น 5 กลุ่ม

ตัวอักษรที่ก าหนดกลุ่มสีนั้น ถือเอาตัวอักษรตัวที่สองของหน่วยแรกเป็น

เกณฑ์ เข่น

Bakery ตัวอักษรที่ถูกก าหนดเป็นสีคืออักษร A

Brook ตัวอักษรที่ถูกก าหนดเป็นสีคืออักษร R

ตัวอักษรน าหน้าชื่อก็คืออักษร Bซึ่งในตัวอักษรน้ าหน้าชื่อจะแบ่งตัวอักษร

ตัวที่สองออกเป็น 5 กลุ่มดังนี้