Page 191 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 191
179
จะเห็นได้ว่า การจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์และภูมิภาค สามารถจะแบ่ง
เขตเป็นหน่วยย่อยลงไปได้ถึงอ าเภอ ต าบล หมู่บ้าน บ้านเลขที่ จึงเป็นเขตที่
เล็กที่สุดและการจัดเก็บเอกสารวิธีนี้เหมาะแก่ธุรกิจที่ถือเขตติดต่อเป็นส่วน
ส าคัญ ดังหน่วยงานต่างๆ ที่กล่าวแล้ว
7.6.3 วิธีเก็บเอกสำรตำมล่ ำดับตัวเลข
การเก็บเอกสารตามล าตับตัวเลข เหมาะส าหรับการเก็บค้น
เอกสารของหน่วยงานขนาดใหญ่และมีเอกสารจ านวนมาก เช่น โรงพยาบาล
ที่เก็บรายชื่อคนไข้ รัฐวิสาหกิจ ที่บริการสาธารณูปโภค เก็บรายชื่อบุคคลที่มี
ติดต่อ การเก็บรายชื่อสินค้าในสต็อก โดยอาศัยตัวเลขเข้าช่วยถ้าเก็บเอกสาร
ตามตัวเลข จะมีแหล่งเก็บเอกสารอยู่ 3 แหล่ง คือ
1. แหล่งเก็บบัตรดัชนี คือเก็บรายชื่อห้างร้านและบุคคลทั้งหมดที่
เกี่ยวข้อง
2. แหล่งเก็บเอกสารเบ็ดเตล็ด ของผู้เกี่ยวข้องที่ยังไม่มีแฟ้มเฉพาะ
จะอยู่ในแหล่งเก็บแฟ้มเบ็ดเตล็ดเรียงตามตัวอักษร
3. แหล่งเก็บเอกสารแฟ้มเฉพาะของผู้เกี่ยวข้องที่ได้หมายเลขแล้ว
ขั้นตอนที่ 1 เมื่อผู้เกี่ยวข้องติดต่อด้วยจะต้องพิมพ์บัตรดังนี้ ชื่อผู้เกี่ยวข้องไว้
(ดังรูป) และนาไปเก็บไว้ในแหล่งเก็บบัตรดัชนี ขณะเดียวกันก็น าเอกสารของ
ผู้นั้นไปใส่ไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดในลิ้นชักตู้เอกสารเพราะเอกสารยังไม่ได้แฟ้ม
เฉพาะ จะให้รหัสเป็นตัวเลขไม่ได้ ที่มุมบนของเอกสารด้านขวามือให้ใส่รหัส
บ(เบ็ดเตล็ด) หรือM (Miscellaneous)
