Page 187 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 187
175
2. ต้องพยายามจัดให้ตู้เก็บเอกสารสะดวกในการใช้สอบของ
ผู้รับผิดชอบ การท าดังนี้จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการปฏิบัติงาน
เพราะพนักงานไม่ต้องเดินไปหาเพื่อเก็บต้นเอกสาร ท าให้เสียเวลามาก
3. คู่เก็บเอกสารควรมีขนาดกลาง ยาว หรือสูงพอๆ กัน ถ้า
เป็นไปได้ควรมีขนาดที่เท่ากัน จะท าให้ลักษณะของห้องแลดูสวยงามน่า
อยู่และเจริญตาของผู้พบเห็น ท าให้เกิดทัศตนคติที่ดีต่อผู้ปฏิบัติงาน
4. ถ้าจ าเป็นต้องวางตู้หลายๆ ผู้ติดกันเพื่อประหยัดเนื้อที่
ของห้องก็ไม่ควรวางเรียงติดกันกลางห้องเกิน4 ตู้ และควรเว้นว่าง
ระหว่างตู้ที่ติดกัน 4 ตู้นั้นพอเหมาะที่จะเดินผ่านได้ เพื่อสะดวกในการ
ปฏิบัติงาน
5. ตู้เก็บเอกสาร ถ้าวางเรียงไม่ดีจะเป็นสิ่งที่กั้นความเย็น
และบังแสงสว่าง ดังนั้น จึงควรค านึงใน
เรื่องดังกล่าวและถือเป็นเรื่องส าคัญด้วย
6. ผู้เก็บเอกสารชนิดเคลื่อนที่ได้ อาจมีความจ าเป็นส าหรับ
งานเอกสารจานวนมาก แม้จะมีราคาแพงกว่า แต่ควรจะมีไว้สัก 1 หรือ
2 คู้ หากมีความจ าเป็นต้องใช้ก็จะสามารถผลักให้เคลื่อนย้ายได้สะดวก
ผู้ชนิดเคลื่อนที่ได้นี้อาจวางอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บเอกสาร
7. ผู้เก็บเอกสารอาจมีประโยชน์เพิ่มจากการใช้เป็นอุปกรณ์
ในการจัดเก็บเอกสาร เพราะอาจใช้ผู้
กั้นเป็นฉากก าบังในลักษณะเป็นห้องเพื่อบังตาหรือห้องที่ไม่ต้องการให้
ผู้อื่นเห็นได้จะเห็นได้ว่าตู้เก็บเอกสารหากได้รู้จักการจัดวางเรียงอย่าง
เป็นระเบียบ ก็จะได้ประโยชน์มาก แต่หากจัดวางเรียงไม่ดี ไม่เหมาะสม
ประโยชน์ของการใช้ตู้จะลดน้อยลงไป
