Page 182 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 182
170
เป็นส่วนช่วยประคองแฟ้มให้ตรงเป็นระเบียบ เอกสารไม่หักงอได้อีก
ด้วย เราแบ่งหน้าที่ของบัตรน้าได้ 3 ชนิด คือ
1 บัตรน าหลัก (Primary Guides)
2. บัตรน้ าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ (Auxiliary or Special
Guides)
3 บัตรน าออก (Out Guides)
1. กำรใช้บัตรน่ำหลัก
บัตรน าหลักจะเป็นบัตรน่าสายตาของพนักงานเก็บ ให้รู้ว่า
ในช่องอักษรหลังบัตรน าหลักนั้นจะเป็นแฟ้มที่มีช่องอักษรหมวดใด ชื่อ
ของบัตรน าหลักอาจจะเป็นชื่อดัชนีเดี่ยวและดัชนีคู่ก็สุดแล้วแต่ความ
เหมาะสมและความจ่าเป็น ถ้ามีแฟ้มเอกสารไม่มากก็อาจจะใช้ชื่อดัชนีคู่
เช่น A-C แสดงว่าภายหลังบัตรน า A-C แล้วแฟ้มเอกสารจะต้องอยู่ใน
ช่องหมวดอักษร A, B, C แต่ถ้าแฟ้มเอกสารมีมากก็ควรก าหนดให้ชื่อ
บัตรน าหลักเป็นชื่อดัชนีเดียว เช่น A, B, C เป็นต้น บัตรน่าหลักจะมี
สวนยื่นอยู่ในต าแหน่งใดก็ได้ แต่ถ้าจะให้สะดวกควรให้มีส่วนยื่นอยู่ใน
ต าแหน่งที่ 1 เพราะจะง่ายต่อการมองเห็นหมวดอักษรที่เป็นชื่อของ
บัตรน่าและแลดูค่อนข้างจะสวยงามเป็นระเบียบกว่าวิธีอื่น
รูปกำรเรียงบัตรน ำและแฟ้ม
