Page 184 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 184
172
เช่น การเตรียมเอกสารไว้ใช้ในวันข้างหน้า ก าหนดนัดล่วงหน้า หรือการ
ติดตามเอกสารคืนสมมติว่าจะใช้เอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งในแฟ้มไดแฟ้ม
หนึ่งเป็นการล่วงหน้า เราอาจใส่บัตรน าพิเศษลงไปเป็นบัตรวันที่ เมื่อถึง
วันที่ดังระบุในบัตรน าพนักงานเก็บเอกสารก็จะน าเอกสารออกมาใช้ได้
บางครั้งเอกสารที่ถูกยืมไปใช้ พนักงานเก็บเอกสารอาจจะมีบัตรน าพิเศษ
เพื่อเป็นการเตือนให้ทวงคืนได้โดยใช้เป็นบัตรวันที่ จะคืนวันใดก็ใส่บัตร
น าพิเศษลงในวันนั้น บัตรน้ าพิเศษจะใช้คู่กับแฟ้มพิเศษสมอ
3. กำรใช้บัตรน ำออก บัตรน้ าออกจะใช้ในกรณีที่เอกสารถูกน้ าออกจาก
แฟ้มเพราะการยืมของแผนกอื่นๆ เพื่อเป็นการเดือนพนักงานเก็บ
เอกสารให้รู้ว่าเอกสารถูกน าออกไป ใครยืมไป จะส่งเมื่อใด ในบัตรน า
ลอกจะมีที่เสียบรายละเอียดไว้ บัตรน าออกนี้จะใส่ไว้ในแฟ้มที่เอกสารถูก
น าออกไป (รายละเอียดการใช้บัตรน าออกอยู่ในช่วงของการยืมเอกสาร)
7.5.3 กำรเลือกใช้ตู้เก็บเอกสำร
การใช้ตู้เก็บเอกสารที่นิยมใช้ในการเก็บเอกสารโดยทั่วๆ ไป
ใช้ตู้เหล็กชนิด 4 สิ้นชัก เพราะเป็นตู้ที่มีขนาดสงพอเหมาะ ในหนึ่งลิ้นชัก
ไม่ควรใส่แฟ้มเกิน 40 แฟ้ม ขอบลิ้นชัก 2 ข้างใช้เป็นที่แขวนของแฟ้ม
แขวนได้ ด้านล่างของลิ้นชักเป็นรางเลื่อนแผงก ากับแฟ้มไม่ให้แกว่งหรือ
ถอยร่นไม่สะดวกในการเก็บคัน
การใช้ตู้เก็บเอกสารชนิดสองบาน ที่ท าด้วยเหล็กส าหรับใส่เอกสารที่ไม่
ค่อยได้ใช้ และส าหรับใส่เอกสารเป็นเรื่องๆ ชนิดแฟ้มสันหนาในคู้สอง
บานจะมีขั้นวางแฟ้มเอกสารปรับจ านวนขั้นได้ตามความสงของในที่จะใช้
อาจจะเป็นแผนที่หรือพิมพ์เขียว แปลนหรือแผนผังต่างๆ
