Page 179 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 179
167
7.5 กำรใช้อุปกรณ์ในแหล่งเก็บเอกสำร
อุปกรณ์ส าหรับเก็บเอกสาร มีสวนส าคัญในการเก็บเอกสาร
ให้มีประสิทธิภาพ มาตรฐานของวัสดุอุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร ควร
เป็นอุปกรณ์ที่มีคุณภาพดี ทันสมัย เหมาะสมกับประเภทและขนาดของ
ธุรกิจ อุปกรณ์ที่ว่านี้ ได้แก่ แฟ้มเอกสาร บัตรน้ าและตู้เก็บเอกสาร
เครื่องแยกเอกสาร แหล่งเก็บบัตรดัชนีเครื่องไมโครฟิล์ม และเครื่อง
คอมพิวเตอร์ เป็นต้น
7.5.1 กำรเลือกใช้แฟ้มเก็บเอกสำร
แฟ้มเอกสารจะเป็นอุปกรณ์ส าคัญอันดับแรกของการจัดเก็บ
เอกสารเพราะแฟ้มจะเป็นตัวรวมเอกสารให้อยู่รวมกันไม่กระจัดกระจาย
นอกจากจะมีความจ าเป็นดังกล่าวแล้ว แฟ้มเอกสารยังจะท าหน้าที่เป็น
ปกห่อหุ้มเอกสารไม่ให้เก่าหรือฉีกขาดสูญหายได้ ซึ่งแฟ้มแต่ละแฟ้มจะ
ท าหน้าที่ตามความส าคัญของเอกสารดังต่อไปนี้
1แฟ้มเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous Folders)
2แฟ้มเฉพาะ (Individual Folders)
3. แฟ้มพิเศษ (Special Folders)
1. กำรใช้แฟ้มเบ็ดเตล็ด แฟ้มเบ็ดเตล็ดจะเป็นแฟ้มใส่เอกสารที่เพิ่งได้
รับมาใหม่และเป็นเอกสารที่ยังไม่มีแหล่งเก็บเป็นแฟ้มเฉพาะแต่อย่างใด
เพราะเอกสารของลูกค้ารายใหม่หากจะใส่ลงไปในแฟ้มเฉพาะที่ไม่รวม
กับเอกสารอื่นๆ ก็อาจจะสิ้นเปลืองแฟ้มโดยไม่จ าเป็น เพราะรายชื่อของ
ลูกค้าอาจจะมีเอกสารเพียงหนึ่งหรือสองฉบับก็ได้ เพราะฉะนั้นเอกสาร
ของลูกค้าที่มีไม่มาก ควรใส่ไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ด ซึ่งจะรวมกันเอกสาร
ของรายชื่อลูกค้ารายอื่นๆ ภายใต้บัตรน าหลักหมวดอักษรเดียวกัน
การเรียงเอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดของลูกค้าหลายๆ
