Page 189 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 189
177
บุคคลและรายละเอียดในบัตร ก็จะน าชื่อเหล่านั้นพิมพ์ลงในบัตรดัชนีและ
เรียงตามตัวอักษร โดยมีบัตรน าเป็นตัวอักษรเรียงจาก ก-8 หรือ A-Z
วิธีจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรอาจจะมีชื่อที่เก็บตามชื่อเรื่องปนอยู่ด้วย
การเก็บเอกสารตามภูมิ-ศาสตร์ก็อาจจะต้องมีชื่อบุคคลหรือห้างร้านปะปน
อยู่ด้วย หรือการเก็บเอกสารตามเรื่องก็อาจจะมีชื่อบุคคลหรือชื่อห้างร้าน
ปนอยู่ด้วย ดังนี้เป็นต้น
การเก็บเอกสารตามด้วยอักษรมีหลักปฏิบัติที่ง่าย สะดวก
รวดเร็วในการค้นหา เหมาะกับหน่วยงานที่มีเอกสารไม่มากจนเกินไป หรือ
เหมาะกับหน่วยงานขนาดกลาง รายชื่อบุคคลหรือห้างร้านที่เกี่ยวข้องไม่
เกิน 5,000 ราย ชื่อบุคคลหรือห้างร้านจะถูกเรียงโดยการจัดดัชนีที่ถูกต้อง
ตามตัวอักษร การจัดวางเอกสารควรจะวางในรูปตะแดงหรือแบบดั้ง
(Vertical Correspondence Filing) หันหัวเอกสารไปทางซ้ายมือ วันที่
ล่าสุดอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บ อุปกรณ์การจัดเก็บที่ส าคัญมีดังนี้
1. แฟ้มเบ็ดเตล็ด เก็บเอกสารที่เป็นลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้องราย
ใหม่ วางปิดท้ายในช่องอักษรตามบัตรน าหลักและอยู่หลังแฟ้มเฉพาะ
2. แฟ้มเฉพาะ เพื่อเก็บเอกสารลูกค้าหรือผู้เกี่ยวข้องเป็น
ประจ า
3. แฟ้มพิเศษ ส าหรับผู้เกี่ยวข้องหรือถูกค้าพิเศษ
4 บัตรน าหลัก ใช้น้ าอักษรและแบ่งช่วงเอกสารออกเป็นช่วง
5. บัตรน าออก ใช้เมื่อเอกสารถูกน าออกไป
ขั้นตอนในการเก็บเอกสารตามตัวอักษร ควรปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
คือ
