Page 89 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 89
79
ต่างๆ ถ้าผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสที่จะวางแผนการควบคุมหรือ
เป็นผู้ก าหนดพิจารณาในการจัดหา ตลอดจนมีโอกาสได้ศึกษา
ประสิทธิภาพการท างานของอุปกรณ์ต่างๆ ด้วยแล้วก็ควรน าเป็น
ข้อพิจารณาด้วยประการหนึ่ง ผู้บริหารงานเกี่ยวกับเอกสารควรจะ
ก าหนดมาตรการเพื่อเป็น หลักในการควบคุมวัสดุอุปกรณ์ดังนี้
1. การมีส่วนร่วมในการก าหนดรายละเอียดของเครื่องมือ
เครื่องใช้ พนักงานผู้เกี่ยวข้องต้องมีโอกาสได้ศึกษารายละเอียดข้อมูล
อย่างละเอียด การส ารวจแหล่งผลิตและจ าหน่าย ตลอดจนการ
เปรียบเทียบคุณภาพและประสิทธิภาพของการใช้งาน
2. ตัวแทนจ าหน่ายได้ชี้แจงรายละเอียดของประสิทธิภาพ
อย่างเพียงพอ การให้สัญญาการบริการเงื่อนไขการบริการ ตลอดจน
อายุการใช้งานปกติของเครื่องมืออุปกรณ์ที่จะจัดหามาใช้
3. การให้ข้อมูลแหล่งผลิต ประเทศผู้ผลิต อายุของการผลิต
และความช านาญหรือผู้มีชื่อเสียงที่ผลิตวัสดุอุปกรณ์ที่จะจัดซื้อ เพราะ
ข้อมูลดังกล่าวแล้วจะช่วยในการควบคุมให้เครื่องมือเครื่องใช้มีอายุการ
ใช้ งานมากขึ้น
4. การบอกลักษณะการใช้งาน รายละเอียดการใช้งาน
หมายเลขเครื่องหรือทะเบียนที่ผู้ผลิตก ากับไว้ ปีที่ผลิต ผลิตจากวัสดุ
ประเภทใด ตัวแทนที่จ าหน่ายมีกี่แหง ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยในการ
ควบคุมให้สามารถแก้ปัญหาได้ เมื่ออุปกรณ์เหล่านั้นจ าเป็นต้องได้รับ
การแก้ไขอย่างรวดเร็ว
ด้วยข้อมูลและความจ าเป็นตามที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นทั้ง
4 หลักการ ย่อมจะเป็นแนวทางและข้อมูลให้ผู้บริหารงานเอกสารดัดสิน
ใจเลือกซื้อวัสดุอุปกรณ์อย่างได้ผล
