Page 93 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 93
82
6.1.1 วัตถุประสงค์ของกำรเก็บเอกสำรรำชกำร
เนื่องจากหนังสือราชการที่ได้ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือปฏิบัติ
เสร็จแล้ว แต่ก็ยังมีความจ าเป็นจะต้องใช้เพื่ออ้างอิงหรือใช้ประกอบการ
วางแผนการปฏิบัติงานได้ในอนาคต
ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
2526 ได้ก าหนดระเบียบและวิธีปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน ตามลักษณะของ
การเก็บเอกสารดังกล่าวแล้ว เหตุผลส าคัญที่จะต้องจัดเอกสารและเก็บ
เอกสารมีดังต่อไปนี้
1. เพื่อให้เอกสารราชการมีแหล่งเก็บที่ดีมีระเบียบเมื้อมี
ความจ าเป็นจะน่าเอกสารกลับมาใช้ประโยชน์
ก็สามารถต้นหาได้ง่ายในทันทีที่ต้องการ
2. เพื่อเป็นการรวบรวมหมวดหมู่ เรื่องราว หรือขั้นตอนใน
การจัดเก็บเอกสารเข้าไว้ด้วยกันสะดวกในการค้นคว้าหรือหยิบใช้ได้
สะดวก
3 เพื่อให้มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัย เอกสารบางชนิด
อาจเป็นความลับของทางราชกร ก็สามารถเก็บไว้ได้ในแหล่งเก็บที่มี
ความปลอดภัยจากการถูกรื้อค้นหรือท าลายหลักฐานที่ส าคัญลงได้
4. เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานราชการ เพราะงาน
ราชการนั้น เอกสารถือเป็นเรื่องส าคัญมากหลักฐานในการปฏิบัติงาน
ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานมีเอกสารหรือหนังสือราชการเป็น
หลักฐานแสดงความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน
5. เอกสารของราชการมีมากเกินไป หากไม่เก็บหรือแยก
เอกสารออกเป็นกลุ่มหรือพวก โดยอาศัยแหล่งเก็บเอกสารต่างๆ ช่วยใน
การเก็บ ก็อาจมีผลเสียหายต่อการปฏิบัติราชการได้
