Page 97 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 97
86
1) หนังสือราชการขากภายนอก เมื่อได้รับเข้ามาใหม่ ผู้ปฏิบัติ
จะต้องพิจารณาว่าเอกสารนั้นมีจ่ายหน้าของถึงผู้ใดโดยเฉพาะหรือไม
เป็นความดับหรือไม่ ผู้ต่อเอกสารส่งมาเป็นปกติก็ให้เปิดซองตรวจ
เอกสารดูความเรียบร้อย หากเอกสารนั้นไม่เรียบร้อยหรือไม่ถูกต้อง เช่น
ไม่มีวันที่ออก ไม่มีเลขที่ออกหรือถ้าในเอกสารระบุมี "สิ่งที่ส่งมาด้วย"
แต่ในซองเอกสารมีไม่ครบหรือไม่มี ผู้ปฏิบัติจะต้องติดต่อส่วนราชการ
เจ้าของเรื่อง โดยท าบันทึกความบกพรองไว้แล้วต าเนินการต่อไป
2) ทาการประทับตราหนังสือที่มุมบนหนังสือตานขวามือ โดยปกติ
คราประทับหนังสือจะมีรายการรับที่......วันที่.......เวลา.......... ที่รายการ
ดังกล่าวผู้ปฏิบัติจะต้องลงรายการให้ครบถ้วน
(ชื่อส่วนราชการ)
เลขรับ..................................
วันที่....................................
เวลา.......................................
3) การลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ ซึ่งผู้ปฏิบัติ
จะต้องลงรายการทุกรายการในสมุดทะเบียนหนังสือรับ เช่น เลข
ทะเบียนหนังสือรับ ที่ ลงวันที่ จากหน่วยงานใด ถึงหน่วยงานใด เรื่อง
ของหนังสือ ถ้าไม่มีก็ให้สรุปเรื่องย่อๆ การปฏิบัติคือได้ต าเนินการไป
อย่างไร หมายเหตุกรณีจ าเป็นอื่นๆ
