Page 99 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 99
88
5) การจัดอุปกรณ์ส าคัญส าหรับหน่วยงานรับหนังสือนั้น
เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการรับ-ส่งหนังสือระหว่างปฏิบัติ มีหน้าที่
ที่จะต้องด าเนินการเกี่ยวกับหนังสือเข้า ตั้งแต่รับไปจนถึงน่าส่ง
หน่วยงานเกี่ยวข้องให้เรียบร้อย อุปกรณ์ส าคัญที่จะต้องจัดหาเพื่อเพิ่ม
ประสิทธิภาพของงานรับส่งหนังสือคือแฟ้มชนิดต่างๆเช่น
(1) แฟ้มหนังสือเข้าใหม่ แฟ้มชนิดนี้ควรเป็นแฟ้มสีต่างหาก
จากแฟ้มอื่นๆ สีควรเป็นสีอ่อน ๆเย็นตา ส าหรับใส่เอกสารที่ผ่านการ
ประทับตรารับและลงทะเบียนรับแล้ว เพื่อรวบรวมเสนอให้
ผู้บังคับบัญชาตรวจพิจารณาและสั่งการว่าจะให้ด าเนินการอย่างไร
แฟ้มหนังสือใหม่นี้ควรแบ่งออกเป็นแฟ้มหนังสือธรรมดา โดยอาจเขียน
ชื่อแฟ้มว่า "ใหม่-ธรรมดา" และแฟ้มส าหรับหนังสือด่วน อาจให้ชื่อแฟ้ม
ว่า "ใหม่- ด่วน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติได้ปฏิบัติได้รวดเร็วและเป็นการเดือน
ผู้บังคับบัญชาในการสั่งการอีกด้วย
ส าหรับแฟ้มหนังสือเข้าใหม่อีกชนิดหนึ่ง ก็คือ แฟ้มหนังสือ
ดันหรือปกปิด แฟ้มชนิดนี้ควรเป็นแฟ้มสีสด ชื่อแฟ้มควรให้ชื่อว่า "ลับ-
ปกปิด" เพื่อให้ผู้ปฏิบัติรักษาความลับของหนังสือราชการไว้อย่าง
ได้ผลดี
และผู้บังคับบัญชาสั่งการแล้วจะส่งให้ผู้ปฏิบัติโดยตรงไม่วางไว้ให้ผู้อื่นรู้
ความลับได้
(2) แฟ้มรอต าเนินการ แฟ้มชนิดนี้เป็นแฟ้มใส่เอกสารที่
ลงทะเบียนเสร็จแล้วก าลังรอค าเนินการตามขั้นตอนหรือระเบียบต่างๆ
ควรให้ชื่อแฟ้มว่า "รอด าเนินการ" เพื่อเตือนผู้ปฏิบัติให้รีบต าเนินการ
โดยเร็วต่อไป
