Page 103 - โครงการการจัดการเอกสาร

92

ส าหรับอายุของเอกสารที่จะต้องท าการเก็บไว้ตามระเบียบ

ของหน่วยราชการระเบียนปฏิบัติไว้เป็นคู่มือหรือแนวทางของเจ้าหน้าที่

ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ ศ. 2526

ดังนี้

1) หนังสือทุกชนิดโดยปกติต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่

หนังสือที่จะกล่าวต่อไปนี้

(1) หนังสือที่เป็นความดับของราชการ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือ

ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยของชาติ

(2) หนังสือที่เกี่ยวกับกฎหมายหรืออรรถคดี หรือระเบียบแบบ

แผน ที่ก าหนดไว้อย่างไรก็ให้ปฏิบัติอย่างนั้น

(3) หนังสือที่ใช้ค้นคว้าทางประวัติศาสตร์ให้เก็บไว้ดลอดไปหรือ

ตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก าหนด

(4) หนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ที่มีส าเนาและตัวเรื่องต้นได้จากที่

อื่น ต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ป ี

(5) หนังสือราชการธรรมดา เกิดขึ้นประจ าต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า

1 ป ี

ในกรณีที่หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ถ้าไม่จ าเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10

ปี จะท าลายได้ ต้องตกลงกับกระทรวงการคลังก่อน

2) ทุกปีปฏิทิน ถ้ามีหนังสือราชการที่มีอายุครบ 25 ปี ให้ส่วน

ราชการท าบัญชีส่งมอบหนังสือให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

ภายใน 31 มกราคมของปีถัดไป แต่ถ้าเป็นหนังสือที่สงวนไว้เป็น ความลับ

หนังสือที่มีกฎหมายหรือข้อบังคับหรือระเบียบที่ก าหนดไว้เป็นอย่างอื่นก็ให้

ปฏิบัติตามนั้น