Page 108 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 108
97
ได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้คือ ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือ
สงตามแบบ โดยกรอกรายละเอียดตามที่ได้กรอกรายการตามทะเบียน
หนังสือส่ง
ในกรณีที่เก็บเอกสารเมื่อได้ปฏิบัติเสร็จแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้อง
ปฏิบัติต่อไปอีก เจ้าของเรื่องจะต้องจัดท าบัญชีหนังสือส่งเก็บอย่างน้อยให้
มีต้นฉบับและต าเนาคู่ฉบับส าหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไปอย่าง
ละฉบับ ซึ่งได้กรอกรายการตามแบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ ดังนี้
บัญชีหนังสือส่งเก็บ
หมวด .......... กลุ่ม ......... จากแฟ้มที่ ......... ถึงแฟ้มที่ ................ พ.ศ.
..........
ล าดับ ที่ ลงวันที่ รหัส เรื่อง อายุ หมายเหตุ
ที่ ประจ า การเก็บ
เรื่อง หนังสือ
ให้ลงเลข ให้ลงเลขที่ ให้ลงวัน เดือน ให้ลง ให้ลงเรื่องของ ให้ลงวัน ให้บันทึก
ล าดับ ขอหนังสือ ปี ของหนังสือ รหัส หนังสือแต่ละ เดือน ปี ข้อความ
เรื่องของ แต่ละฉบับ แต่ละฉบับ ประจ า ฉบับในกรณีไม่มี ที่จะเก็บ อื่นใด(ถ้ามี)
หนังสือที่ เรื่องตาม เรื่องให้ลงสรุป ถึง ในกรณี
เก็บ ทะเบียน ย่อ ให้เก็บไว้
ระบบ ตลอดไป
การจัด ให้ค าว่า
เก็บ ห้ามท า
หนังสือ ลาย
ราชการ
