Page 111 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 111
100
1. การระมัดระวังรักษาหนังสือให้ใช้ได้ทุกโอกาส ซึ่งเจ้าหน้าที่จะต้อง
จัดแหล่งเกินเอกสารให้ปลอดภัยจากการรบกาวนของแมลงต่าง ๆ หรือ
พยายามรักษาหนังสือไม่ให้ข่ารุด ฉีกชาดยับย่นได้ง่าย
2 ถ้าเกิดการช ารุดฉีกขาดหรือเก่ายับ ต้องจัดการซ่อมแซมหนังสือให้
อยู่ในสภาพใช้งานได้หรือถ่ายท าส าเนาหนังสือเก็บไว้
3. เมื่อหนังสือเกิดการสูญหาย ก็ให้พยายามจัดหาลาเนาของหนังสือ
นั้นๆ จากแหล่งเก็บอื่นๆมา แทนต่อไป
4. ถ้าการช ารุดนั้นไม่สามารถซอมแซมได้ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติจะต้องรีบ
รายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบโดยเร็ว
5. ถ้าเอกสารที่สูญหายนั้นเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับกฎหมาย เช่น
เอกสารสิทธิ์ตางๆ ก็ให้แจ้งความต่อพนักงานสอบสวนด้วย
6.1.6 กำรยืมหนังสือรำชกำร
การยืมหนังสือราชการ หมายถึง การที่หน่วยงานอื่นๆ ทั้งระหว่างส่วน
ราชการและภายในส่วนราชการเดียวกัน ยืมหนังสืออีกหน่วยงานหนึ่ง ไม่ว่า
จะเป็นเอกสารที่ส่งเก็บแล้ว และหนังสือที่ปฏิบัติงานยังไม่เสร็จก็ตาม โดย
สรุปการยืมหนังสือราชการมีแนวปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. หน่วยที่ยืมและผู้ให้ยืม
1) ส่วนราชการอื่นๆ ผู้ยืมและผู้ให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนปฏิบัติ
ราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ได้รับมอบหมาย
2) การยืมภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืม ต้อง
เป็นหัวหน้าส่วนปฏิบัติราชการระดับแผนกขึ้นไปหรือผู้ได้รับมอบหมาย
