Page 114 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 114
103
การจัดท าบัญชีหนังสือขอท่าลาย ต้องมีต้นฉบับและส าเนาคู่ฉบับไว้ด้วย การ
แต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อท าตายหนังสือนั้น หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
จะต้องแต่งตั้งข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไปอย่างน้อย 3 คน
ประกอบด้วยประธาน 1 คน กรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน โดยก าหนดให้
คณะกรรมการท าลายหนังสือมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. พิจารณาท าลายตามบัญชีหนังสือที่ขอท าลาย
2. ถ้าคณะกรรมการพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดเรื่องใดยังไม่ควร
ท าลายและควรเก็บไว้ ต้องลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้เมื่อใด
แล้วแก้ไขอายุการเก็บหนังสือ โดยประธานกรรมการท าลายหนังสือต้องลง
ลายมือชื่อก ากับการแก้ไขด้วย
3. เมื่อได้ท าลายแล้ว ต้องเสนอรายงานผลการพิจารณาท าลาย หากมี
คณะกรรมการคนใดมีความเห็นขัดแย้ง ก็ให้รายงานให้ผู้บังคับบัญชาระดับ
กรมพิจารณาสั่งการต่อไป
4. เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานอย่างไร เช่น เรื่อง
ใดยังไม่ควรท าลายหรือคณะกรรมการเห็นแย้งอย่างไร ให้สั่งการให้เก็บ
หนังสือนั้นไปจนถึงการท าลายงวดต่อไป
5. ถ้าเห็นว่าหนังสือโดควรท าลายให้ส่งบัญชีหนังสือท าลายให้กอง
จดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร พิจารณาท่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่
ส่วนราชการนั้นได้ขอท าความตกลงกับกรมศิลปากรแล้วไม่ต้องส่งไปให้
พิจารณา
6. เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นควรให้ท าลาย ก็
ต้องแจ้งให้สวนราชการนั้นทราบต่อไป แต่ถ้าไม่แข้งกายใน 60 วัน นับจาก
วันที่ส่งเรื่องไปให้ ส่วนราชการที่ขอท าลายก็สามารถท าลายเอกสารนั้นได้
