Page 118 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 118
107
1. เพื่อให้เอกสารประเภทเดียวกันอยู่ในแหล่งเดียวกัน อันเป็น
การประหยัดอุปกรณ์ในการจัด อุปกรณ์ในการจัดเก็บสถานที่เก็บและค้นหา
ได้งายในทันทีที่ต้องการ
2. การจัดเก็บเอกสารที่มีระบบดี ช่วยให้ประหยัดเวลาและ
แรงงาน หากผู้เก็บเอกสารสามารถเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมก็จะเป็นการ
ประหยัดค่าใช้จ่ายของส านักงานอีกด้วย
3. พนักงานเก็บเอกสาร สามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก หาก
สามารถจัดแหล่งเก็บเอกสารไว้อย่างเป็นระเบียบ สวยงาม และสามารถแยก
เอกสารประเภทต่างๆ ไว้ด้วยกัน จะค้นหามาใช้ก็ท าได้สะดวกและรวดเร็ว
4 เอกสารที่ไม่จ าเป็น พนักงานจะเลือกท าลายหรือไม่จ าเป็นต้อง
น าเข้าเก็บ ท าให้พนักงานเก็บเอกสารสามารถคัดเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
5. เอกสารบางชนิดจ าเป็นต้องเก็บไว้ 5 ปี 16 ปี หรือตลอดไป
เอกสารบางชนิดจ าเป็นต่อการค้นคว้าทางประวัติศาสตร์ พนักงานเก็บ
เอกสารจะได้คัดเลือกได้อย่างถูกต้องเช่นกันเท่าที่กล่าวมานี้ การเก็บเอกสาร
นับว่ามีความจ าเป็นและมีความส าคัญต่อกิจการมาก หากระบบการเก็บค้น
แอกสารไม่มีประสิทธิภาพเสียแล้ว อาจท าให้ผู้บริหารขาดข้อมูลในการ
ตัดสินใจบริหารงานให้ดีได้
6.2.3 เป้ำหมำยผลงงำนเก็บเอกสำร
ดังได้กล่าวถึงความจ าเป็นและวัตถุประสงค์ของการเก็บเอกสาร
ไปแล้ว แต่พนักงานเก็บเอกสารที่ดีควรวางเป้าหมายหลักอันแสดงถึงผลบรรลุ
ของงานไว้ เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติงานให้ได้ตามเป้าหมายและให้งานสัมฤทธิ์
