Page 120 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 120
109
8.ต้องเรียนรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัย เรียนรู้วิทยาการ
ก้าวหน้าเกี่ยวกับการใช้เครื่องมืออุปกรณ์ในการเก็บค้นเอกสารใหม่ ๆ อยู่
เสมอ
9. จัดศูนย์ป้องกันภัย เช่น มีระบบกันขโมย ระบบป้องกัน
อัคคีภัย ความปลอดภัยจากแมลงต่างๆ
หากหน่วยงานการจัดเก็บเอกสารได้มีเป้าหมายวางไว้เป็นแนวทางปฏิบัติ ก็
จะท าให้สามารถพัฒนาระบบและวิธีการเก็บค้นเอกสารได้อย่างมี
ประสิทธิภาพตลอดไป มีผลต่อการตัดสินใจหรือบริการข่าวสารข้อมูลต่อ
ผู้บังคับบัญชาได้ผลสมความมุ่งหมาย
6.2.4 กำรจัดกลุ่มเอกสำรเพื่อปฏิบัติ
งานเอกสารของหน่วยงานธุรกิจ หากจะแบ่งเอกสารตามหลัก
ของการปฏิบัติงานและลักษณะความส าคัญของเอกสารตามทางการปฏิบัติ
แล้วอาจจะแบ่งเอกสารได้เป็น 3 กลุ่มหรือ 3 พวกคือ
1 เอกสารที่อยู่ระหว่างการด าเนินงานเอกสารกลุ่มนี้จะเริ่ม
ตั้งแต่เมื่อเอกสารเข้ามายังหน่วยเก็บเอกสารอาจเป็นเอกสารภายนอก
ส านักงาน เอกสารติดต่อภายในส านักงานหรือสาเนาเอกสารออกก็ตาม
จะต้องด าเนินการให้เอกสารเดินไปตามขั้นตอน เอกสารอาจจะต้องส่งต่อไป
ให้ผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ หรือรอค าสั่งให้ด าเนินการอย่างใดก็สุดแล้วแต่ความจ่า
เป็นของเอกสารนั้นๆ เมื่อเจ้าของเรื่องสั่งให้ด าเนินการอย่างไรก็ปฏิบัติ
ตามนั้นต่อไป
2. เอกสารที่ด าเนินการเสร็จแล้วแต่ยังมีคุณค่าอยู่ก็ต้อง
ด าเนินการเก็บตามระเบียบและวิธีการเก็บค้นที่ดีตอไป หากจ าเป็นต้องโอน
บ้ายเอกสาร ก็ด าเนินการอย่างถูกต้องรัตกุม
