Page 123 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 123
112
ในการปฏิบัติตามส าหรับพนักงานจัดเก็บเอกสารหากจะกล่าวเป็นข้อ ๆ
โดยก าหนดวัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารแล้วอาจ
กล่าวได้ดังต่อไปนี้
1. เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการเอกสาร
2. เพื่อก าหนดชื่อการจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ
3. เพื่อระบุประเภทเอกสารลับและเอกสารส าคัญ
4. เพื่อจะอธิบายระเบียบหรือกฎเกณฑ์ที่จะปฏิบัติให้พนักงาน
ทุกคนได้ทราบ
5. เป็นการก าหนดวิธีการบ ารุงรักษาเอกสาร
6. เพื่อก าหนดมาตรฐานวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้ในการจัดเก็บ
เอกสาร
7. เพื่อก าหนดมาตรฐานและอัตราก าลังของพนักงานจัดเก็บ
เอกสาร
8. เพื่อเป็นแนวทางไนการประเมินผลงานต่างๆ
9. เพื่อเป็นการควบคุมมาตรฐานและเป็นดัชนีบ่งชี้ผลการ
ปฏิบัติงานของพนักงาน
จะเห็นได้ว่า ประโยชน์ของการจัดท าคู่มือจัดเก็บเอกสารมี
มากมาย เมื่อหน่วยงานได้จัดท าคู่มือและปฏิบัติตามแล้ว ก็จะท าให้การ
ปฏิบัติงานได้ผลสมความมุ่งหมายตามนโยบายที่ได้วางไว้
6.2.7 แนวทำงในกำรจัดท ำคู่มือ
ตั้งได้กล่าวแล้วว่า การจัดท าคู่มือ การจัดเก็บเอกสาร มีความส าคัญ
ต่อการบริหารงานเอกสาร ผู้จัดท าควรศึกษาและวางแผนในการจัดท า
ร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บังคับบัญชาที่สูงขึ้นไป ซึ่งจะเป็นการก าหนด
แนวทางการจัดท าร่วมกัน ซึ่งอย่างน้อยก็จะต้องก าหนดแนวทางไว้ คือ
