Page 122 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 122
111
ส าหรับเอกสารที่มีความส าคัญ ได้แก่ เอกสารที่จะต้องเก็บไว้
เป็นก าหนตระยะเวลาที่ระบุไว้ตามกฎระเบียบปฏิบัติของทางราชการหรือ
ระเบียบปฏิบัติของกิจการแล้วแต่กรณี ซึ่งมีวิธีและแนวทางปฏิบัติคือ
1 เอกสารที่เกี่ยวกับกฎหมายที่มีได้เป็นความลับ ถือเป็นหนังสือ
ส าคัญ ต้องเก็บไว้ให้ปลอดภัยมิให้สูญหายหรือช ารุดได้
2 เอกสารที่มีคุณค่าทางการบริหาร เช่น ระเบียบค าสั่ง คู่มือ
ปฏิบัติงานต่างๆ
3 เอกสารที่มีคุณคาในทางการวิจัย ข้อมูลสถิติตางๆ
4 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน บัญชีแสดฐานะทางการเงิน
บัญชีสินค้าต่างๆ
ส าหรับแนวทางที่ต้องปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับและเอกสาร
ส าคัญนั้น ให้ปฏิบัติไปตามกฎระเบียบของกิจการส าหรับเอกสารในทาง
ธุรกิจและปฏิบัติไปตามกฎระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร
บรรณพ.ศ.2526
6.2.6 กำรจัดห ำคูมือกำรจัดกำรเอกสำร
การจัดเก็บเอกสารค่อนข้างสลับขับซ้อนและสับสนมากเกี่ยวกับ
เรื่องกระบวนการเก็บค้นการเลือกสรรและวิธีการจัดเก็บ ตลอดจนการ
ควบคุมเอกสารถึงขั้นท่าลาย หากหน่วยงานใดสามารถจัดท าคู่มือให้เป็น
แนวทางปฏิบัติของหน่วยเก็บเอกสารได้ก็จะท าให้ปฏิบัติไปในแนวทาง
เดียวกัน คู่มือจะแสดงรายละเอียดไว้อย่างชัดเจน เช่น แหล่งเก็บเอกสาร วิธี
เก็บเอกสาร การเลือกใช้อุปกรณ์ในการเก็บ การยืมการติดตาม อายุของ
เอกสารที่จะเก็บ ประเภทเอกสารลับ เอกสารส าคัญ ตลอดจนการท าลาย
เอกสารที่หมดความจ าเป็น นอกจากนั้น ยังเป็นการก าหนดอ านาจหน้าที่
