Page 126 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 126
115
1.ต้องแสดงถึงความจ าเป็นและความส าคัญในการจัดทาคู่มือให้
ผู้บริหารชั้นสูงได้ทราบและเข้าใจชี้แจงแสดงเหตุผล ความสะดวก ประโยชน์
ของการจัดท าให้ชัดเจน ชี้ให้เห็นว่าการจัดท าคูมือจะเป็นแนวทางปฏิบัติและ
รูปแบบการจัดเก็บเอกสารไปในแนวเดียวกัน
2. เสนอโครงการจัดท าคูมือจัดเก็บเอกสาร งบประมาณและ
บุคลากร เพื่อให้ผู้บริหารชั้นสูงได้พิจารณาหากหาทางเข้าพบและชี้แจงแสดง
เหตุแลด้วยตนเองอาจจะได้ผลมากขึ้น
3 ท่าโครงการประชาสัมพันธ์ไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ขอความ
คิดเห็นในการจัดทาคู่มือ เพื่อปูทางไปสู่ความร่วมมือการใช้คู่มือต่อไป
6.2.10 กำรยืมเอกสำร กำรควบคุม และติดตำม
การยืมเอกสาร คือการที่หน่วยงานอื่นประสงค์จะได้เอกสารที่ได้
จัดเก็บไว้ในหน่วยงานหนึ่ง เพื่อใช้อ้างอิงหรือประกอบการด าเนินงานของ
หน่วยงานตน เมื่อหน่วยงานที่ถูกขอยืมตกลงให้ยืมเอกสาร ซึ่งโดยปกติจะมี
การตกลงกันก่อนด้วยวาจา ผู้ยืมจะต้องเขียนบัตรขอยืมเพื่อเป็นหลักฐานการ
ยืมไว้
1. ข้อควรปฏิบัติส ำหรับผู้ยืนเอกสำรและผู้ให้ยืม เมื่อหน่วยงานใดมีความ
ประสงค์จะใช้เอกสารจากหน่วยงานอื่น หน่วยงานที่ยืมนั้นควรจะต้องปฏิบัติ
ตามหลักการยืมที่ถูกต้องดังต่อไปนี้
1) โทรศัพท์สอบถามและแจ้งความประสงค์ล่วงหน้า ควรแจ้ง
รายละเอียดของเอกสารที่จะยืมก าหนดวันจะใช้เอกสารและก าหนดวันจะส่ง
เอกสาร
2) เขียนใบยืมไปมอบให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร ในใบยืมจะมี
รายละเอียด ชื่อผู้ยืมหรือหน่วยงานที่ยืม ชื่อผู้รับเอกสาร วันที่ยืม ก าหนด
ส่งคืน
