Page 127 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 127
116
เมื่อผู้เป็นเจ้าของเอกสารที่ถูกยืมไม่ขัดข้องที่จะให้ยืมเอกสารแล้ว ก็
จะต้องให้ผู้รับท่าบัตรขอยืมเอกสารขึ้นมาอีก 1 บัตร ในบัตรขอยืม นั้นจะ
มีรายการต่างๆ เช่น
1) ชื่อแฟ้มหรือชื่อเอกสารที่ขอยืม
2) วันที่ส่งคืนเอกสาร
3) ชื่อเรื่องของเอกสารที่จะยืม
4) เลขที่ของเอกสาร
5) วันที่ในเอกสาร
6) ชื่อผู้ยืม
7) วันที่จะขอยืม
8) ลายเซ็นผู้ยืม
9) แผนกหรือหน่วยงานของผู้ยืม
เมื่อพนักงานท าบัตรยืมและลงบัญชีในการยืมเอกสารแล้วบัตรยืม
จะต้องเก็บไว้ในแหล่งเก็บที่เรียกว่าแหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง (Tickler or
Follow up File) ขณะเดียวกันจะต้องท าส าเนาบัตรยืมขึ้นมาอีก 1บัตร
ส าเนาบัตรยืมนี้จะใส่ไว้ในกระเป๋าของบัตรน้ าออก (Out Guide) ซึ่งบัตรน้ า
ออกจะถูกแทนที่เอกสารที่ถูกยืมไป
