Page 132 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 132
121
3) ในบัตรน้ าออก ในสิ้นชักที่เก็บเอกสารจะมีส าเนาบัตร ยืมส าเนา
บัตรยืมสอดอยู่ในกระเป๋าที่แสดงว่าผู้ใดยืมเอกสารไป มีรายการตรงกันกัน
ส่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง
4. กำรติดตำมเอกสำรที่ถูกยืม เป็นกระบวนการต่อจากการให้ยืมเอกสาร
กล่าวคือ เมื่อให้ยืมเอกสารไปแล้ว หนักงานเก็บเอกสารมีหน้าที่ที่จะต้อง
คอยติดตามทวงคืน ผู้ยืนบางรายใช้เอกสารแล้วถึงก าหนดส่งแต่ยังไม่ส่งแต่
จะต้องติดตามทวงยาม ปัญหามีอยู่ว่าหน่วยเก็บจะทราบได้อย่างไร ถ้าไมมี
วิธีปฏิบัติที่วัดกุมและดีพอ ก็อาจท าให้เอกสารที่ถูกยืมสูญหายไปได้ การ
ติดตามทวงเอกสารคืนที่ดีจะต้องประกอบไปด้วนอุปกรณ์และแหลงติดตาม
ที่ถูกวิธีดังตอไปนี้
1) การใช้แหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง แหล่งนี้จะประกอบไปด้วยแฟ้ม
ประจ าวันมีอยู่ 31 แฟ้มและมีบัตรน าอยู่ 12 เดือน เมื่อถึงเดือนใดก็เสียบ
เดือนนั้นมาไว้ด้านหน้า ท าหน้าที่คล้ายบัตรน าเดือน หลังบัตรน้าเลือนจะมี
แฟ้มประจ าวัน 31 แฟ้ม (31 วันตามวันที่) เมื่อถึงวันที่เทาใดก็เปิดแฟ้มให้
ตรงกับวันที่นั่นเอกสารของแผนกใดเป็นวันที่ 14 ก็เอาส าเนาบัตรยืมที่ท าไว้
ใส่ลงไปในแฟ้ม 14 หากวันที่จะเสนอกสารเป็นวันที่ 19 ก็เอาส าเนาบัตรยืม
ไปใส่ไว้ในแฟ้ม 19 เมื่อถึงวันที่ 14 พนักงานเปิดแฟ้ม 19 ก็จะพบ
รายละเอียดของบัตรยืมอยู่ในแฟ้มนั้น ถ้าถึงวันที่ 19 ก็เปิดแฟ้ม 19 ก็จะ
พบรายละเอียดอยู่ในแฟ้มนั้น เมื่อถึงวันที่ 20 ก็เปิดแฟ้ม 20 ก็อาจจะไม่พบ
อะไรเลยก็ได้ สรุปก็คือ พนักงานจะต้องเปิดแฟ้มประจ าวันตามวันที่นั่นเอง
