Page 134 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 134
123
6.2.11 กำรโอนเอกสำร
การโอนเอกสาร คือ การที่พนักงานเก็บเอกสารย้ายเอกสารที่
ปฏิบัติเสร็จแล้วหรือไม่ค่อยได้ใช้ ไปเก็บในแหล่งเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้
ใช้ หรือย้ายเอกสารไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน เพื่อให้มีที่ว่างส าหรับ
เก็บเอกสารได้สะดวก เอกสารในแฟ้มไม่แออัดหรือท าให้ยากล าบากใน
การเก็บคัน เมื่อโอนย้ายเอกสารออกไปแล้ว แหล่งเก็บเอกสารจะมีที่ว่าง
ไว้เก็บเอกสารใหม่ต่อไปเอกสารที่โอนหรือย้ายจากแหล่งเก็บเอกสารนี้
อาจจะมีประโยชน์เมื่อต้องการใช้ในภายหน้า จึงมีการโอนก่อนจะท าลาย
เอกสารทิ้งไป
1. ประโยชน์ของกำรโอนเอกสำร การโอนเอกสารจะช่วยให้
พนักงานจัดเก็บเอกสารได้รับประและเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการ
เอกสารโดยสรุปดังต่อไปนี้
1)จะท าให้ลดจ านวนเอกสารในแหล่งเก็บให้น้อยลงท่าให้สะดวกในการ
เก็บค้น
