Page 136 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 136
125
5) เอกสารที่เป็นนโยบาย ข้อมูลบุคลากรและแผนการปฏิบัติงาน
ของกิจการ ควรท าส าเนาเรื่องเก็บไว้ในระบบบัญชีควบคุมเอกสารและโอน
ตัวเอกสารเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน ทั้งนี้เพื่อประหยัดเนื้อที่เก็บ
เอกสารในปัจจุบัน
3. แผนกำรโอนเอกสำร แผนการโอนเอกสาร คือ การก าหนดรายละเอียด
ระยะเวลา การโอนเอกสารและวิธีการโอนเอกสารไว้ล่วงหน้า ตลอดจนการ
ก าหนดประเภทและระยะเวลาของการเก็บเอกสารก่อนโอนอีกด้วย ผู้มี
หน้าที่จะต้องตรวจสอบอายุของเอกสารที่เก็บ และแยกประเภทของเอกสาร
ตามส าดับความส าคัญ ซึ่งจะได้กล่าวดังต่อไปนี้คือ
1) การก าหนดระยะเวลาของการโอนเอกสารซึ่งจะต้องระบุไว้
ส าหรับเอกสารบางประเภทเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จเป็นเรื่องๆ ไป เช่น
ส านักงานทนายความ เมื่อปฏิบัติเสร็จแล้วก็ควรโอนเอกสารไปแหล่งเก็บ
เอกสารโอน ประวัติผู้ป่วยเช่นเดียวกัน เมื่อรักษาผู้ป่วยเสร็จแล้ว ควรโอน
เอกสารไปเก็บในแหล่งเก็บเอกสารโอน
2) การก าหนดวิธีการโอนเอกสาร ซึ่งเอกสารแต่ละประเภทอาจจะ
มีวิธีการโอนแตกต่างกันไปวิธีการโอนเอกสารอาจจะต้องอาศัยอายุของ
เอกสารที่จะต้องเก็บไว้ด้วย เช่น เอกสารที่ต้องเก็บไว้ระยะเวลานาน จะต้อง
โอนทุกๆ ปี ขณะเดียวกันเอกสารที่ไม่ค่อยจ่าเป็นอาจจะต้องโอนทุกๆ 3
เดือนนอกจากนั้น วิธีการโอนยังต้องก าหนดระยะเวลาไว้ 3 เดือน 6 เดือน
หรือ 1 ปี ส าหรับเอกสารทั่วไป แต่อาจก าหนดเวลาโดยอาศัยจ านวนของ
เอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เช่นก าหนดว่าเอกสารของลูกค้ารายหนึ่งจ านวน
มากก็ฉบับจึงจะท าการโอน ดังนี้เป็นต้น
