Page 140 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 140
129
ก าหนดโอนวันที่ 31 ธันวาคมแต่เอกสารที่ถูกโอนตั้งแต่เดือนม.ค. -
มีย. (6เดือน) เอกสารระหว่าง
ก.ค. ธค. จะเก็บไว้ในแฟ้มเก็บเอกสารระหว่างใช้นับไปถึง 31 ธ.ค. ปีถัดไป
เอกสารจะอยู่ในแฟ้มนานที่สุด18เดือน (1ก.ค. ปีก่อนถึง31 วันโอน)
6.2.12 กำรท ำสำยเอกสำร
การท าลายเอกสารเป็นกระบวนการขั้นสุดท้ายของระบบการเก็บ
เอกสาร การท าลายเอกสารมุ่งเพื่อลดการใช้พื้นที่เก็บเอกสาร และช่วยลด
ภาระของการที่ต้อยเก็บกกสารที่ไม่จ าเป็นไว้ เอกสารบางชนิดอาจเก่าผุ เป็น
เชื้อเพลิงได้ง่าย จึงควรท าลายให้หมดไปเนื่องจากเอกสารบางชนิดที่เก็บไว้
ในแหล่งโอนเกกสารอาจเป็นความดับของการบริหาร การท าลายจึงอาจท่า
ด้วยการตั้งกรรมการและด้วยวิธีนาไปเผาไฟ แต่การท าลายเอกสารธรรมดา
อาจจะใช้เครื่องย่อยเอกสารให้เป็นฝอยจนอ าวนไม่ได้ความ แล้วนาไปเผาไฟ
อีกต่อหนึ่งเครื่องท าตายเอกสารชนิดที่ไม่ต้องลงทุนมากแต่กลับได้ประโยชน์
กลับมาอีกก็คือการท าบ่อน้ าซีเมนต์น าเอกสารที่จะท าลายใส่ลงไปแล้วกวน
ให้เละน าไปตากแห้งส่งจ าหน่ายให้ผู้ซื้อน่าไปแปรรูปเป็นเยือกระดาษผลิต
อุปกรณ์กระดาษต่อไปได้อีก
ขั้นปฏิบัติของหน่วยเก็บเอกสำร
1 เมื่อถึงสิ้นปี ควรส ารวจบัญชีในแหล่งเกินเอกสารโอนว่าเอกสารใด
ควรท าลายป้างหรือไม่ เมื่อเห็นว่าเอกสารหมวดใด เรื่องใด ควรท าการท า
ตาย ก็ท าบัญชีส าหรับเอกสารท าลายต่อไป
2. เสนอตั้งกรรมการพิจารณาเอกสารตามบัญชีเอกสารท าลายและ
เสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อสังการ
