Page 141 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 141
130
3. เมื่อมีการท าลายเอกสารแล้ว แหล่งเก็บเอกสารโอนจะมีพื้นที่
ว่าง และท าการโอนเอกสารจากแหล่งเก็บเอกสารไม่ค่อยได้ใช้เข้าไปยัง
แหล่งเก็บเอกสารโอนต่อไป
6.2.13 กำรท ำส ำเนำเอกสำร
การท าส าเนาเอกสารเป็นวิธีการอย่างหนึ่งที่จะขวยให้พนักงาน
เก็บเอกสารให้การบริการเรื่องเอกสารได้อย่างได้ผลและเพิ่มประสิทธิภาพ
ของการควบคุมเอกสารได้ดี เอกสารบางชนิดมีความจ าเป็นในทางการ
บริหารหรือเป็นเอกสารหายาก เอกสารบางชนิดจ าเป็นต้องเผยแพร่ให้
ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ เหล่านี้ล้วนแต่จะ
ต้องท าส าเนาเอกสารไว้ทั้งนั้น
1. การถ่ายส าเนาเอกสารจากต้นฉบับด้วยการใช้เครื่องถ่ายชนิด
ผงหมึกการท าส าเนาแบบนี้เป็นวิธีการปฏิบัติที่ไม่ยุงยาก เพียงแต่วาง
ต้นฉบับลงบนเครื่องถ่ายเอกสารและกดปุ่มถ่าย ส าเนาเอกสารจะออกมา
เหมือนตันฉบับจริงทุกประการ ปัจจุบันการมายส าเนาแบบนี้ได้
วิวัฒนาการเป็นแบบถ่ายจากต้นฉบับที่เป็นสีได้แล้ว แต่ค่าใช้จ่ายค่อนข้าง
สูงมาก
2 การถ่ายส าเนาจากการพิมพ์ต้นฉบับปรับแต่งเครื่องถ่ายได้ และ
ส าเนาจากการพิมพ์ปรับแต่งแล้วในเครื่องเดียวกัน วิธีการเช่นนี้จะได้
ส าเนาครั้งละมากๆ เหมือนกับการพิมพ์กระดาษไขแต่สะดวกรวดเร็วและ
ประหยัดค่าใช้จ่ายมาก สามารถกายรูปภาพต่าง ๆ ได้ชัดเจน ปรับย่อย
ขนาดได้ตามต้องการ
