Page 139 - โครงการการจัดการเอกสาร

128

และเอกสาร 6 เดือนหลังของปีจะอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้

เพราะฉะนั้นแม้จะถึงก าหนดวันโอนแต่เอกสารจะอยู่ในแหล่งเก็บเอกสาร

อย่างน้อย 6 เดือน สมมติว่า ก าหนดวันโอนไว้วันที่ 31 ธันวาคม 2536

โอนปีละครั้ง เอกสารตั้งแต่1บุกราคม 258 ถึง 30 มิถุนายน 2530 จะถูก

โอนไปเก็บในแหล่งเก็บเอกสารโอน เอกสารระหว่าง 1 กรกฎาคม2538 ถึง

31 ธันวาคม 2538 จะเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสาร (อย่างน้อย 6 เดือน)

ต่อไปจนถึงก าหนดวันโอนอีกครั้งหนึ่ง 31 ธันวาคม259 เอกสารที่อยู่ใน

แหล่งเก็บเอกสารโอนดั้งแต่ 1 กรกฎาคม 2538 จนถึง 31ธันวาคม 2530

(นานถึง 18 เดือน) และเมื่อถึงวันโอนตามก าหนดเอกสารจะถูกโอนออกไป

ถึงเพียงวันที่ 30มิถุนายน 2539 เท่านั้นเอกสารตั้งแต่ 1กรกฎาคม 2539

ถึง 31 ธันวาคม 2539 จะอยู่ในแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้ (6 เดือน)

เป็นอย่างนี้สลับกันเรื่อยไป ดั้งรูป

กำรโอนเอกสำรไว้นำนที่สุดและสั้นที่สุด