Page 135 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 135
124
2)การโอนเอกสารช่วยลดค่าใช้จ่ายเพราะลดเอกสารจากแหล่งเก็บ
เอกสารที่มีค่าสูง โอนไปสู่แหล่งเก็บเอกสารที่ไม่ต่อยได้ใช้ ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มี
ราคาถูกกว่า
3)การโอนเอกสารแทนการท าลายเอกสารนั้นจะช่วยให้สามารถน า
เอกสารในแหล่งเก็บเอกสารโอนมาใช้ได้เมื่อต้องการในภายหน้า
2.กำรพิจำรณำประเภทเอกสำรที่จะโอนเก็บไว้ เอกสวรที่เก็บไว้ในแหล่ง
เก็บเมื่อเห็น ว่ามีความจ าเป็นยังไม่ควรท าลาย แต่หากจะโอนเก็บไว้ก่อน
ท าลายทิ้งไปนั้น จะต้องพิจารณาว่าเอกสารประเภทใดควรโอนเก็บไว้นาน
เท่าไร ซึ่งมีหลักที่ควรพิจารณาดังนี้
1) เอกสารที่มีประโยชน์ระยะสั้นๆ ไม่เกิน 1 ปี เช่น ข้อมูลที่ส่งมา
จากแผนกต่างๆ ค าสั่ง หรือประกาศ ใบโฆษณา สถิติต่างๆ เอกสารเหล่านี้
เมื่อใช้แล้วอาจจะมีความจ าเป็นในภายหน้า แต่จะเก็บไว้ในแหล่งเก็บก็จะ
เปลืองเนื้อที่เก็บ จึงควรโอนย้ายไปไว้ในแหล่งเอกสารโอน
2) เอกสารของลูกค้ารายเดียวกันที่มีระยะเวลา 1 ปี ควรจะโอนเข้า
ไปแหล่งเก็บเอกสารไม่ค่อยได้ใช้ เมื่อเวลาจะค้นหาเพื่ออ้างอิงจะได้ค้นหาได้
สะดวก ไม่ต้องโอนไปแหล่งเก็บเอกสารโอน เพราะจะท าให้เสียเวลาในการ
ค้นหาเมื่อต้องการ
3)เอกสารที่มีความส าคัญมากแต่เมื่อเก็บไว้นานแล้วก็อาจจะมี
ความส าคัญและจ าเป็นเรียกมาใช้ได้อีก เมื่อเก็บไว้แล้ว 1 -2 ปี ก็ควรโอนย้าย
ไปแหล่งเก็บเอกสารโอน
4) ส าเนาหนังสือออกต่างๆ ที่เก็บไว้ในแหล่งเก็บส าเนา เมื่อเก็บไว้
นาน 6 เดือนถึง 1 ปี ควรโอนเข้าแหล่งเก็บเอกสารโอนภายใต้เรื่อง "ส าเนา
เอกสาร" โดยระบุปีของเอกสารให้ชัดเจนด้วย
