Page 137 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 137
126
3) การก าหนดแหล่งเก็บเอกสารโอน ควรจะใช้อุปกรณ์ที่ไม่ค่อยมี
ราคามากนักนอกจากนั้นแหล่งเก็บเอกสารโอนไม่ควรอยู่ไกลจากแหล่งเก็บ
เกินไป
4) การก าหนดแหล่งโอนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ให้อยู่ในตู้เก็บเอกสาร
เดียวกันกับแหล่งเก็บเอกสารระหว่างใช้ จะช่วยให้สามารถเก็บค้นหาเอกสาร
ที่ค่อนข้างใหม่เมื่อต้องการ แทนที่จะโอนเอกสารไม่ค่อยได้ใช้ไปแหล่งเก็บ
เอกสารโอน จะท าให้เสียเวลาเมื่อต้องการค้นเพื่ออ้างอิง
5) มีแผนการในการตรวจสอบ ท าบัญชีเอกสารโดยก าหนดอายุของ
เอกสาร ประเภทของเอกสารให้ชัดเจนเพื่อผลในการปฏิบัติงานได้อย่าง
รวดเร็วและเป็นแหล่งบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. วิธีกำรโอนย้ำยเอกสำร เมื่อได้มีแผนการโอนอกสารไว้อย่างดีแล้ว
พนักงานผู้เกี่ยวข้องจะต้องก าหนดวิธีการโอนเพื่อให้เหมาะสมกับประเภท
ของธุรกิจและจ านวนเอกสารมาประกอบด้วย ซึ่งมีวิธีการโอนอยู่ 2 วิธีดังนี้
คือ
1)การโอนต่อ (Perpetual Transfer) ได้แก่การโอนเอกสารที่ให้แล้ว
ไปสู่แหล่งเก็บเอกสารโอน(Transfer file) เอกสารประเภทนี้เมื่อใช้แล้วหมด
เรื่องแล้วก็ไม่คอยได้ใช้อีก เช่น เอกสารของส านักงานทนายความ หมอรักษา
คนไข้ ผู้รับเหมาก่อสร้าง หรืองานโครงการต่างๆ เมื่อหมดงานชิ้นนั้นแล้วก็
โอนเอกสารไปเก็บไว้ แต่ก็มีข้อเสียถ้าจ าเป็นจริงๆ เมื่อจะใช้เอกสารชุดนั้นอีก
จะต้องไปค้นเอกสารในแหล่งเก็บเอกสารโอนอาจท าให้เสียเวลามากกว่าปกติ
