Page 138 - โครงการการจัดการเอกสาร

127

2) วิธีโอนเป็นระยะ (Periodic Transfer) เป็นวิธีการโอนโดยก าหนด

ระยะเวลาและน าความส าคัญของแหล่งโอนเอกสารมาประกอบด้วย

กล่าวคือ นอกจากจะก าหนดระยะเวลาของการโอนตามต้องการเช่น 6

เดือนหรือ 1 ปีแล้ว ยังจะต้องเพิ่มแหล่งเก็บเอกสารใช้น้อยหรือไม่ค่อยได้ใช้

มาช่วยด้วย การโอนเป็นระยะนี้แบ่งเป็น 3 วิธีด้วยกัน คือ

(1) วิธีการโอน 1 (One Period Transfer) คือการโอนเอกสารที่ใช้

อยู่ทั้งหมดตามระยะเวลาที่ก าหนดไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน สมมติว่า

เอกสารฉบับสุดท้ายลงวันที่ 30 มิถุนายน เมื่อก าหนดวันโอนเอกสารเป็น

วันที่ 30 มิถุนายนของทุกๆ ปี ดังนั้น เอกสารใหม่ ๆ จะถูกโอนไปสู่แหล่ง

เก็บเอกสารโอนด้วย วิธีนี้อาจไม่เป็นที่นิยมส าหรับการโอนทั่วๆ ไป เพราะ

เมื่อต้องการเอกสารต่างๆ ก็จะต้องไปค้นในแหล่งเก็บเอกสารโอนท าให้

เสียเวลามาก

(2) การโอน 2 ระยะ (Two Period Transfer) เป็นวิธีการโอนเอกสาร

ที่ควรน ามาใช้มากที่สุดเพราะการก าหนดแหล่งเอกสารโอนส าหรับเอกสารที่

ใช้น้อยหรือไม่ค่อยได้ใช้ (Inactive) ใกล้ๆ กับเอกสารระหว่างใช้ (Active)

หรืออยู่ในตู้เดียวกันแต่คนละลิ้นชัก วิธีการเช่นนี้จะช่วยให้เอกสารใหม่ๆ นั้น

จะถูกโอนไปก็อยู่ใกล้กับเอกสารระหว่างใช้ แฟ้มของเอกสารระหว่างใช้จะ

ว่างรอรับเอกสารใหม่ต่อไป

(3) การโอนโดยก าหนดเอกสารไว้นานที่สุดและสั้นที่สุดสลับกัน

(Maximum minimum Transfer)การโอนลักษณะนี้ปกติจะก าหนดการ

โอนไว้ปีละครั้ง เอกสารจะถูกโอนไปยังแหล่งเก็บเอกสารโอนไม่หมด

เอกสาร 6 เดือนแรกของปี จะถูกเก็บไว้ในแหล่งเก็บเอกสารโอน