Page 131 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 131
120
บัตรลงใช้เอกสำร
วันที่เอกสาร ชื่อเอกสาร วันที่ ชื่อผู้รับ
4/6/38 รายละเอียดช าระหนี้ 19/7/38 เครดิต
5) การยืมช่วงเอกสาร ก็เป็นวิธีการยืมเอกสาร ใช้ได้ในบางกรณีที่
เอกสารนั้นมีผู้ขอร้องไว้จ านวนมากๆ ผู้ยืมคนก่อนอาจจะให้ผู้อื่นต่อไป และ
ส่งรายละเอียดของการยืมไปให้แผนกเก็บผู้ให้ยืมเพื่อได้เป็นหลักฐานในการ
ติดตาม วิธีการยืมช่วงไม่นิยมใช้กันมากนัก แต่ถ้าแผนกเก็บได้ท่ารายชื่อของผู้
เรียงล่าดับไว้แต่ละคน มอบให้ผู้ยืมรายก่อนไป เมื่อรายใดใช้เอกสารเสร็จแล้ว
ก็จะท าเครื่องหมายของตนไว้มอบให้ผู้ยืมคนต่อไป สวนแผนกเก็บกิจะมี
ส าเนาของตนเองแนบไว้ในบัตรน าออก เพื่อผลของการติดตามทวงคืน
3. กำรควบคุมเอกสำร พนักงานเอกสารนอกจากจะต้องมีทะเบียนคุม
เอกสารทุกฉบับแล้ว ยังจะต้องท าบัญชีเอกสารยืมและเอกสารที่จะท าลายอีก
ด้วย การควบคุมเอกสารที่ถูกยืมเพื่อป้องกันเอกสารทายเมื่อมีผู้ยืมไปใช้
เวลานานโดยไม่ส่งคืน จะได้ทวงถามได้สะดวก การควบคุมเอกสารที่อยู่
ระหว่างการยืมนั้น พนักงานเอกสารจะต้องปฏิบัติดังนี้
1) ตรวจสอบบัญชีขอยืมเอกสารที่ได้ลงไว้ขณะเมื่อได้ท าบัตรขอยืม
เพราะในบัญชีคุมยอดการขอยืมจะลงรายละเอียดไว้ว่าแฟ้มใดผู้ใดยืมเอกสาร
ไป
2) ให้ส ารวจตูในแหล่งเก็บบัตรติดตามเรื่อง ซึ่งจะประกอบไปด้วยเดือน
12 เดือน และแฟ้มประจ า31 แฟ้ม เมื่อถึงวันที่ใดสามแฟ้มวันที่ก็เปิดแฟ้มดู ก็
จะพบบัตรยืมอยู่ในแฟ้มวันที่นั้น ถ้าถึงก าหนดที่ผู้ยืมต้องส่งเอกสาร
