Page 129 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 129
118
ส่งเมื่อใด วิธีนี้มีส่วนเสียก็คือเมื่อมีเอกสารที่เข้ามาใหม่และเป็นชื่อเดียวกัน
กับแฟ้มที่ถูกยืมไป ไม่สามารถจะเก็บไว้ที่ใดได้ จึงนิยมใช้วิธีที่ 2 ต่อไป คือ
การใช้แฟ้มออก
บัตรน ำออก
ออก
บัตรยืมเอกสาร
2) การใช้แพ้มออก (Out Folder) การใช้แฟ้มออกนี้ เป็นวิธีที่ค่อนข้าง
จะมีผลมากกว่าวิธีแรกพนักงานเอกสารจะน าแฟ้มออกไปใส่ไว้แทนแฟ้มที่ถูก
ขอยืมไปและแฟ้มนี้ยังสามารถจะเก็บเอกสารที่เพิ่งเข้ามาใหม่ ขณะที่ผู้ยืมยัง
ไม่ส่งแฟ้มเอกสารที่ยืมคืนมา ในแฟ้มออกนี้จะมีบัตรอยู่ 1) บัตร เรียกว่า บัตร
แทน(Substitution Card) บัตรแทนนี้จะมีช่องหรือกระเป๋าส าหรับสอดบัตร
ยืมเช่นเดียวกันกับบัตรน าออก
