Page 124 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 124
113
1. คู่มือการจัดการเอกสารควรเป็นนโยบายของการบริหารงาน
ดังนั้น หากก าหนดคู่มือการจัดการเอกสารรวมไว้กับนโยบายของการ
บริหารงานได้ ก็จะท าให้ได้รับการสนับสนุนในเรื่องงบประมาณ และมีโอกาส
จะพัฒนาบุคลากรในหน่วยงานได้ดีขึ้น
2 คู่มือการจัดการเอกสารต้องระบุนโยบายบริหารงานเอกสาร
บุคลากรผู้รับผิดชอบไว้อย่างชัดเจนเพื่อผลในการบริหารงานและขยาย
ขอบข่ายของการปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 การจัดทาคู่มือจัดการเอกสาร ควรจัดท าร่วมกับผู้ทรงคุณวุฒิ
ในเรื่องเอกสารหรือพิจารณารวมกันองค์การอื่น ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลและ
แนวทางที่ชัดเจนสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
4.ควรจะได้ท าความดกลงกับหน่วยเก็บเกกสารอื่นๆ ภายใน
หน่วยงานเดียวกันเพื่อสะดวกและเกิดการยอมรับในการปฏิบัติงาน
5. ควรจัดทาคู่มือชนิดการเป็นรูปเล่ม กะทัดรัด ส่ายต่อการ
เข้าใจและปฏิบัติตาม
6.2.8 ประโยชน์ของกำรจัดทำคู่มือกำรจัดกำรเอกสำร
การจัดท าคู่มือการจัดการเอกสารที่มีลักษณะเป็นรูปเล่มถาวร
เหมาะเป็นเอกสารภูมือประกอบเป็นแนวทางปฏิบัติงานเอกสาร มีประโยชน์
พอสรุปได้ดังนี้
1 เป็นหลักและแนวทางในการปฏิบัติงานคู่มือสามารถแนะน า
วิธีการเกี่ยวกับเอกสารได้มากมายค่าของการปฏิบัติงานเอกสาร
2 แนะน่าวิธีการปฏิบัติงานให้เป็นแนวทางเดียวกัน
3 เป็นแนวทางพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร ตลอดจนแผนใน
การพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
