Page 119 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 119
108
มลสูงสุด เป้าหมายดังกล่าวนี้ควรมีอยู่ในงานเก็บเอกสารพอประมวลได้เป็น
เบื้องต้น คือ
1 งานปรับปรุงและพัฒนาระบบเก็บเอกสาร หน่วยงานแต่ละ
ขนาด จะมีความจ าเป็นในการเก็บเอกสารและระบบเก็บเอกสารไม่
เหมือนกัน พนักงานเก็บเอกสารจะต้องมีเป้าหมายในการปรับปรุงระบบ
เก็บจอกสารและพัฒนาวิธีการเก็บต้นเอกสารให้ทันสมัยอยู่เสมอ การ
เลือกใช้อุปกรณ์ในการเก็บค้นเอกสารตลอดจนการพัฒนาบุคลากรที่มี
ความส าคัญมาด้วยเช่นกัน
2 ต้องสามารถแยกและหรือตัดเลือกเอกสารได้อย่างถูกต้อง
และมีประสิทธิภาพ เอกสารที่จ าเป็นหรือไม่จ าเป็นต้องเก็บจัดและสามารถ
ก าหนดอายุของเอกสารเพื่อการจัดเก็บได้อย่างถูกต้อง
3. จัดการและเลือกหาอุปกรณ์จัดเก็บเอกสารที่มีคุณค่าและ
ประหยัดค่าใช้จ่าย สามารถตัดแปลงและแก้ไขอุปกรณ์เมื่อเกิดการข ารุด
หรือเสียหายได้ดีพอควร
4. จัดท าคู่มือในการเก็บค้นเอกสารให้ได้ความขัดเจนและมี
ประสิทธิภาพ ปรับปรุงแหล่งเก็บเอกสารให้เป็นศูนย์กลางและแหล่งอ้างถึง
คันคว้าได้อย่างดี
5. เก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบและสวยงาม เมื่อมีผู้ขอร้อง
เกี่ยวกับเอกสารก็สามารถค้นหาหรือจัดระบบบริการได้และรวดเร็ว
6 รักษาความลับของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เอกสารที่
เป็นความลับก็รักษาไว้อย่างมิดชิดไม่ให้รั่วไหลไปสูบุคคลทั่วๆ ไป
7 มุ่งมั่นเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานอย่างแท้จริง สิ่งใดที่เป็น
ประโยชน์ของหน่วยงานก็ปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตาม
นโยบายของล านักงาน
