Page 121 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 121
110
3. เอกสารที่หมดคุณค่าและไม่มีประโยชน์ต่อไปแล้ว หน่วยงาน
เก็บเอกสารจะต้องหาวิธีการท าลายเพื่อลดแหล่งเก็บหรือท าให้แหล่งเก็บ
เอกสารเพิ่มขึ้นอีก
6.2.5 เอกสำรที่เป็นควำมลับและส ำคัญ
หนังสือหรือเอกสารที่เป็นความลับและหนังสือส าคัญ หมายถึง
หนังสือที่พนักงานจัดการเอกสารเลือกสรรตามล าดับของความลับและส าคัญ
ตลอดจนนโยบายและธรรมเนียมในการปฏิบัติของหน่วยงานนั้นเป็นหลัก
ใหญ่ เอกสารดับหรือหนังสือลับ พนักงานจะต้องเก็บและรักษาเป็นความลับ
ในที่ที่ปลอดภัยจากการโจรกรรมหรือสูญหายไป เพราะหากล่วงรู้ถึงบุคคลที่
ไม่ควรรู้อาจท าให้คูแข่งขันในทางธุรกิจรู้ความลับของกิจการได้ เอกสารลับ
อาจแบ่งได้ดังนี้
1 นโยบายส าคัญและเป็นความลับ เซ่น การขยายกิจการ การ
ขยายแผนด าเนินการ การแข่งขันทางการค้า การก าหนดหรือปรับนโยบาย
ทางการค้า
2. เอกสารทางกฎหมายที่เป็นความลับ เป็นเอกสารเกี่ยวกับการ
ฟ้องร้องคดี เอกสารที่เกี่ยวกันการด าเนินการทางกฎหมายหรือค่ าสั่งต่างๆ ที่
เป็นความลับ
3.เอกสารที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ
4 เอกสารที่ผู้บังคับบัญชาก าหนดให้เป็นความลับ หรือตามคู่มือ
จัดให้เป็นความลับ
เอกสารที่เป็นความลับดังกล่าวแล้ว พนักงานเก็บเอกสาร
จะต้องจัดแหล่งเก็บให้มิดชิด ปลอดภัยจากการสูญหายโดยใช้อุปกรณ์ที่
ทันสมัยหรือจ าเป็นเพื่อการปกปิดเป็นความลับดังกล่าวแล้วและเอกสาร
ดังกล่าวจะต้องเก็บไว้ตลอดไป
