Page 117 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 117
106
1. เอกสารเพื่อการติดต่อโต้ตอบในทางธุรกิจ ได้แก่ จดหมายต่างๆ
บันทึกภายในส านักงานเดียวกันโทรเลข โทรสาร ส าเนาหนังสือเพื่อติดต่อ
ภายนอกหรือภายในส านักงาน
2. เอกสารเกี่ยวกับบัญชีหรือการเงิน เช่น สมุดฝากเงิน การบันทึก
รายการทางบัญชีเกี่ยวกับการเงินสมุดเช็ค บัญชีทรัพย์สินล่างๆ
3. เอกสารเกี่ยวกับการค้า เช่น ใบสั่งซื้อ ใบก ากับสินค้า
4. เอกสารในทางกฎหมาย เช่น สัญญา หรือกฎระเบียบต่างๆ
5 แผนที่ลูกโลก พิมพ์เขียว ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกภาพ
6. ทะเบียนประวัติบุคลากรในองค์การ รายงานการประชุมและบันทึก
เกี่ยวกับการประชุมต่างๆ หรือ
ข้อมูลต่างๆ ในทางการค้า
7 บันทึกหรือเรื่องราวหรือสิ่งพิมพ์เพื่อประโยชน์ในการค้นคว้าในทาง
ประวัติศาสตร์และโบราณคดีต่าง
8. เอกสารที่มีประโยชน์ต่างๆ เช่น แผ่นปลิวโฆษณา ตัวอย่างสินค้า แคต
ตาล็อก ฯลฯ
จะเห็นได้ว่า ค าว่าเอกสารนั้นกินความกว้างขวางมาก สิ่งใดที่เป็นสื่อหรือสิ่ง
ประกอบสื่อให้สมบูรณ์ก็ถือว่าเป็นเอกสารได้ทั้งนั้น
6.2.2 ควำมส ำคัญของงำนเก็บเอกสำรทำงธุรกิจ
การเก็บค้นเอกสารในส านักงานทุกๆ ส านักงาน ล้วนมีวัตถุประสงค์เป็น
หลักส าคัญคล้อยตามกัน นั่นก็คือ เพื่อรักษาเอกสารไห้คงทน เพื่อให้เก็บได้ไม่
รกรุงรัง เมื่อจะหยิบฉวยเอามาใช้ก็ค้นหาได้รวดเร็วและไม่สูญหาย กับ
ประหยัดสถานที่เก็บด้วย หากจะแบ่งแยกถึงประโยชน์และวัตถุประสงค์ของ
การเก็บค้นรวมๆกันไป อาจจะพอสรุปได้เป็นข้อๆ ดังต่อไปนี้ คือ
