Page 102 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 102
91
และระเบียนปฏิบัติของทางราชการจะช่วยให้วิธีการควบคุมเอกสาร
เป็นไปอย่างรัดกุมยิ่งขึ้น
ทะเบียนหนังสือเก็บ
ล าดับที่ วันเก็บ เลข เรื่อง การปฏิบัติ หมายเหตุ
ทะเบียน ที่ รหัสแฟ้ ม
รับ
ให้ลงเลข ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ ให้ลงเลข ให้ลงเลขที่ ให้ลงชื่อเรื่องของ ให้ลง ให้ลง ให้บันทึก
ล าดับเรื่อง น าหนังสือนั้นเข้า ทะเบียนรับ ของ หนังสือแต่ละฉบับ หมายเลข ระยะเวลาที่ ข้อความอื่น
ของหนังสือที่ เข้าทะเบียนเก็บ ของหนังสือ หนังสือแต่ ในกรณีที่ไม่มีชื่อ ล าดับหมู่ เก็บตามที่ ใด (ถ้ามี)
เก็บ แต่ละฉบับ ละฉบับ เรื่องให้สรุปหรือ ของการจัด ก าหนดใน
ชื่อส่วนราชการ แฟ้มเก็บ ตราก าหนด
หรือชื่อบุคคล หนังสือ เก็บหนังสือ
กรณีที่ไม่มี
ต าแหน่ง
3. สำรเก็บไว้เพื่อใช้ในกำรตรวจสอบ เป็นการเก็บที่ปฏิบัติ
เสร็จ แต่จะใช้เป็นหนังสือเพื่อตรวจสอบเสมอๆ เข้าหน้าที่จัดการ
หนังสือราชการจะต้องจัดหาอุปกรณ์ที่จ่าเป็น เช่น ตู้เก็บเอกสารชนิด 2
บานแฟ้มต้นหนาชนิดเจาะรูร้อยเอกสาร บัญชีควบคุมเอกสารที่เก็บ
เพื่อสะดวกในการตรวจสอบหรือต้นหาได้ง่ายเมื่อโดที่หมดความจ าเป็น
จะใช้ตรวจสอบแล้ว ก็น่าส่งไปให้ศูนย์กลางเก็บเอกสารตอไปหรือ
หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง โดยพิจารณาจากความจ าเป็นและอายุของ
เอกสารที่จะต้องจัดเก็บไว้
