Page 101 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 101
90
กล่าวคือน าทะเบียนเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดมาพิจารณาและ
แยกประเภท เอกสารออกเป็น เอกสารส าคัญ เอกสารลับ เอกสารที่ต้อง
เก็บไว้ 5 ปี 10 ปี 25 ปี
หรือเอกสารที่ต้องเก็บ ไว้ตลอดไป พร้อมทั้งตรวจดุด้วยว่าเอกสารใดควร
ท าลาย
ก็ควรเสนอแต่งตั้งกรรมการพิจารณาเพื่อท าทะเบียนท าลายต่อไป เมื่อ
เจ้าหน้าที่กลางในการเก็บได้รับหนังสือราชการและบัญชีหนังสือส่งเก็บ
แผ่นแรก ของหนังสือฉบับนั้น มีค าว่า "เก็บถึง พ.ศ.........* หรือค าว่า
"ห้ามท าลาย" ด้วยหมึกสีแดง
การท าทะเบียนคุมเอกสารก็เป็นงานอย่างหนึ่งที่ส าคัญมาก
เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารควรพิจารณาด าเนินงานเกี่ยวกับเอกสารที่จะส่งไป
หน่วยเก็บใหม่หรือเก็บเอกสารเมื่อสิ้นปีดังนี้
1) จัดเตรียมสถานที่เก็บเอกสารที่เหมาะสม ปลอดภัยจากสิ่ง
ต่างๆ เช่น ฝุ่นละออง ปลวก มดเป็นต้น
2) ท าบัญชีหนังสือแยกประเภทตามความส าคัญและ
จ าเป็นต้องเก็บหนังสือไว้นานเท่าใด โดยดูจากระเบียบของทางราชการ
และคู่มือปฏิบัติเป็นส าคัญ
3) จัดหาแฟ้มปกแข็งสันหนาชนิดเจาะร้อยเอกสารไว้อย่าง
เป็นระเบียบ ชื่อแฟ้มเป็นรหัสตัว หนังสือประจ าหน่วยหรือตัวเลขไว้บน
สันแฟ้ม ตามทะเบียนหนังสือของราชการอาจเขียนเรื่องหรือปี พ.ศ. ของ
เอกสารไว้ด้วยก็ได้ แฟ้มเก็บเอกสารชนิดสันแข็งนี้ ถ้าแยกเป็นสีได้ก็จะ
ท าให้สะดุดตาในการค้นหามาก
