Page 96 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 96
85
บัตรตรวจค้น
(ให้ลงเรื่องและตามหมวดหมู่ของหนังสือ)
เรื่อง...........................................................รหัส...................
เลขทะเบียนรับ ที่ ลงวันที่ รายการ การปฏิบัติ
ให้ลงเลขทะเบียน ให้ลงเลข ให้ลงวัน ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือ ให้บันทึกการปฏิบัติ
ตามทีปรากฎใน ที่ของ เดือน ปี เพื่อให้ทราบว่า หนังสือนั้น เกี่ยวกับหนังสือนั้น
ทะเบียนหนังสือ หนังสือ ของหนังสือ มาจากที่ใด เรื่องอะไร เพื่อให้ทราบว่าส่ง
ไปที่ใด เมื่อใด
6.1.3 กำรเก็บเอกสำรในระยะเวลำต่ำงๆ
ดังได้กล่าวมาแล้วว่า ขั้นตอนของการเก็บเอกสารของทางราชการ
มีอยู่ด้วยกัน 3 ขั้นตอนหรือ 3 ระยะ คือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
3 การเก็บเพื่อใช้ในการตรวจสอบ
1. กำรเก็บระหว่ำงปฏิบัติ เป็นการเก็บเอกสารที่ไม่สู้จะ
สลับซับซ้อนหรือยุ่งยากมากนัก กล่าวคือ มีเอกสารที่สงเข้ามาในหน่าย
งานสารบรรณหรือหน่วยปฏิบัติงานเดียวกับหนังสือราชการ ผู้ปฏิบัติ
จะต้องปฏิบัติเกี่ยวกันหนังสือโดยสรุปดังต่อไปนี้
