Page 95 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 95
84
2) ให้ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ โดยให้ลง
วัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน ลงเลขทะเบียนรับเรียงล าดับติดต่อกันไปโดย
ให้ลงให้ตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือบนมุมด้านขวาของหนังสือ(ตาม
ข้อ 1) นอกจากนั้น ยังให้ลงเลขหนังสือที่รับเข้ามา ลงวัน เดือน ปี ของ
หนังสือที่รับเข้า ลงต าแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อบุคลในกรณีที่ไม่มี
ต าแหน่ง ลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือมิไปถึง ลงชื่อเรื่องหนังสือพร้อมทั้ง
บันทึกการปฏิบัติของผู้รับหนังสือไว้ด้วยว่าได้ต าเนินการไปอย่างไร
3) จัดแยกหนังสือที่จะส่งให้หน่วยงานต่อไป โดยให้ลงชื่อ
หน่วยงานที่รับหนังสือนั้น การส่งหนังสือไปให้สวนราชการ จะส่งโดยใช้
สมุดส่งหนังสือหรือจะให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ
ไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได้
2. กำรใช้บัตรตรวจค้นเข้ำป่วย บัตรตรวจค้น เป็นบัตร
ก ากับหนังสือแต่ละรายการ เพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นได้มีการต าเนิน
การตามล าดับขั้นตอนอย่างใดจนกระทั่งเสร็จสิ้น บัตรนี้เก็บเรียงล าดับ
กันเป็นชุดในที่เก็บ ในบัตรตรวจคันให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่
ของหนังสือ ลงเลขทะเบียนหนังสือ เลขที่ออกหนังสือ วัน เดือน ปี ของ
หนังสือ เรื่องย่อๆ ของหนังสือ และบันทึกการปฏิบัติของหนังสือ บัตร
ตรวจค้นนี้จะช่วยในการเก็บค้นเอกสารได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
