Page 92 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 92
81
หน่วยที่ 6
กำรเก็บค้นเอกสำรประเภทต่ำงๆ กำรรักษำและท ำลำยเอกสำร
6.1 กำรเก็บเอกสำรรำชกำร กำรรักษำ และกำรท ำลำย
การเก็บค้นเอกสารราชการเป็นไปตามระเบียบและวิธีปฏิบัติ
ที่ก าหนดโดยระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 2526
สรุปโดยการแบ่งตามระเบียบการเก็บเอกสารเป็น 3 ลักษณะดังนี้ คือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บดังกล่าวนี้หมายความถึง
การเก็บเอกสารที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จสิ้นและเอกสารยังอยู่ในความ
รับผิดชอบของเจ้าของเรื่องที่ด าเนินการนั้น
2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว การเก็บตัง
กล่าวหมายถึง การเก็บหนังสือที่ได้ด าเนิน
การทุกขั้นตอนเสร็จแล้วและไม่ต้องด่าเนินการใดๆ ต่อไปอีก เมื่อ
เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติได้จัดท าบัญชีหนังสือส่งเก็บ พร้อมทั้งได้ท าส าเนาคู่
ฉบับเก็บไว้ด้วย ก็ให้ส่งหนังสือที่จัดเก็บให้เจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่จัดเก็บ
หนังสือ ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ทางราชการก าหนดไว้ตามระเบียบ
3 การเก็บเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบ การเก็บประเภทนี้คือ
การเก็บหนังสือที่ได้ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ก็อาจจะต้องใช้ในการ
ตรวจสอบเป็นประจ า หากจะส่งไปที่หน่วยเก็บเอกสารของราชการ ก็
อาจจะท าให้ไม่ สะดวกในการที่จะใช้สอยเอกสารนั้นอีก ดังนี้ ให้เจ้าของ
เรื่องเก็บหนังสือราชการนั้นไว้ในหน่วยงานของคนได้ แต่เมื่อใดหมด
ความจ าเป็นที่จะใช้ในการตรวจสอบหรือใช้ประโยชน์ใดๆ แล้ว ก็ต้อง
จัดส่งหนังสือนั้นไปไว้ใน หน่วยเก็บเอกสารของส่วนราชการต่อไป
