Page 16 - Manual de funciones ESAP_Neat
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Hacer cronograma de transferencias una vez al año en el mes de
enero. Se especificará las fechas estipuladas para la transferencia
documental
Socializar el cronograma de transferencias a los funcionarios de cada
dependencia
El coordinador de archivo informa al jefe de dependencia para que
prepare la transferencia documental.
El coordinador de archivo informa al jefe de dependencia para que
prepare la transferencia documental.
Propiciar un ambiente
idóneo a las necesidades de
permanencia y durabilidad
de los documentos. Para
ello, es necesario conocer:
NO SI
La composición física y química de los documentos almacenados en las
áreas de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos
La persona a ocupar el cargo debe especializarse sobre el tema, si no es
así pierde porcentaje en los valores del perfil del cargo
La limpieza debe ser periódicamente, esto ayuda a una Conservación
más eficaz, para prevenir ataques biológicos en los documentos.
Cabe resaltar que los funcionarios de otras dependencias también
contribuyen con la organización del archivo. Es por esto, que ellos
reciben estas charlas informativas sobre el manejo documental.
Almacenar y ubicar la documentación en el depósito de archivo.
En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en estantes,
de izquierda a derecha, en orden cronológico, teniendo como
referencia el orden de las series establecidas en la Tabla de Retención
Documental.
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