Page 15 - Manual de funciones ESAP_Neat
P. 15
Capacitar a los funcionarios de la institución, en cuanto a organización,
conservación de la documentación y procesos técnicos.
Capacitar semestralmente a funcionarios de la institución en procesos
técnicos y conservación documental.
Foliación
NO SI
O
Se escribe el número en la esquina superior derecha en el folio recto en
el mismo sentido del texto del documento.
El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en
blanco y sin alterar membretes evitar trazos fuertes.
No se deben foliar las pastas, las hojas-guardadas en blanco y los
separadores.
Si hay errores de foliación, se anulará mediante una línea diagonal (/) y
se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando válida la
última foliación realizada.
Se utilizarán lápiz de mina negra 2 H, sin esferos, ni marcadores para
realizar la foliación.
Especificar cada uno de los procedimientos como: los principios de
orden original y de procedencia, sistemas de clasificación, como
determinar series y subseries.
Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados
y foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.
Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases
(Archivo de Gestión, Archivo central y Archivo Histórico).
Cada carpeta debe contener mínimo 200 folios y máximo 250 folios sin
que se afecte la integridad de la unidad documental.
Elaborar el cronograma de transferencia y socializarlo a todas las
dependencias.
ESAP TERRITORIAL BOYACÁ CASANARE Avenida Oriental No. 9 – 12 15
Correo: boyaca@esap.edu.co Teléfonos (098) 74 03 312 – 74 75 873
