Page 10 - Manual de funciones ESAP_Neat

 Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la
política archivística a nivel nacional.
 Ley general de Archivo, Ley 594 del 2000
 Acuerdo 048, 049 y 050 del 2000
 Ley 1712 de 2014
DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

1. Recepcionar, revisar, almacenar y disponer la documentación generada por las actividades
de los diferentes procesos, para que sea clasificada y organizada.

 Recibir la correspondencia de ventanilla única dispuesta para el área de archivo, se
debe revisar los documentos o solicitudes para consulta teniendo en cuenta: el asunto
y el estado de la documentación, para así proceder con la apertura o creación de una
carpeta o expediente.
 Almacenar en carpetas cuatro aletas desacificada y estás en cajas; pueden ser x-300 o
x-200.
 Clasificar teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y sistemas de
ordenación documental como: numérico, alfa-numérico y mixto, definidas para cada
una de las dependencias de la institución, a fin de identificar series, sub-series y tipos
documentales.
 Organizar según el asunto del documento, se tendrán en cuenta el principio de
procedencia y principio de orden original.

2. Clasificar y ordenar los documentos con el objetivo de facilitar la consulta

 Clasificar: Para esto se debe determinar la categoría o grupo que reflejan la parte
jerárquica de la institución, Este proceso comienza determinando la agrupación
documental más grande y finaliza determinando las más pequeñas (series
documentales con los tipos documentales que la conforman).
 Ordenar: Una vez se haya clasificado la documentación, se debe tener presente que los
documentos deben ser ordenados según el principio de procedencia y principio de
orden original. De igual manera Se debe tener en cuenta las series documentales
simples y complejas si es perteneciente a una misma serie.

Con esto, se contribuye en primer lugar, a la organización documental de la institución en
segundo lugar, al conocimiento histórico institucional.

De esta manera se podrá brindar una atención más efectiva, y en un menor tiempo. La
ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de
los documentos y a su rápida localización.

3. Atender solicitudes de información o consulta dentro de la entidad por parte de los
usuarios tanto externos como internos.

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