Page 11 - Manual de funciones ESAP_Neat

 Se debe prestar el servicio de una manera clara y concisa a las personas que solicitan
información de la institución teniendo en cuenta que:
1. Para la consulta de los documentos; es necesario que se tenga una carta u oficio en
donde se soliciten el permiso. Teniendo en cuenta el tipo de información que requiere,
se podrá conceder el permiso.
2. Sí se concede el permiso se diligenciará el formato establecido de préstamos de
documentos para controlar el número de personas que consultan la información de la
institución.
3. La consulta se hará bajo la supervisión de un funcionario de archivo para así
salvaguardar la integridad del documento.

NOTA 1: Si no se concede el permiso para la consulta se debe explicar de manera atenta por
qué no se asigna el permiso.

NOTA 2: El servicio de préstamo del documento será dentro de las instalaciones de la
institución, debido a las políticas de seguridad del documento.

4. Capacitar a los funcionarios de la institución, en cuanto a organización, conservación de la
documentación y procesos técnicos.

 El coordinador de archivo en compañía del auxiliar técnico, tendrán que capacitar
semestralmente y/o cuando sea necesario a los funcionarios de la institución sobre la
conservación de la documentación y los procesos técnicos. Para evitar que en la
dependencia se formen fondos acumulados y que esto afecte la actividades laborales
de otros funcionarios. En la capacitación se explicarán temas como:
 Foliación: Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio recto en
el mismo sentido del texto del documento.
 Escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y
sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Evitando trazos fuertes
para no causar daño en el papel.
 No se deben foliar las pastas, las hojas-guardadas en blanco y los separadores.
 Si existen errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal (/) y se
procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando válida la última foliación
realizada.

 Se utilizarán lápiz de mina negra 2 H, sin esferos, ni marcadores para realizar la
foliación.
 Para la organización de los documentos, especificar de manera detallada cada uno de
los procedimientos como: los principios de orden original y de procedencia, sistemas

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