Page 12 - Manual de funciones ESAP_Neat

de clasificación, como determinar series y subseries.
 Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y foliados,
deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.
 Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases (Archivo de
Gestión, Archivo central y Archivo Histórico).
 Cada carpeta debe contener mínimo 200 folios y máximo 250 folios sin que se afecte la
integridad de la unidad documental.

NOTA: Los funcionarios de Archivo deben capacitarse y actualizarse en temas relacionados con
el manejo de archivo para que la institución este al día en normas vigentes y tener sanciones.

5. Elaborar el cronograma de transferencia y socializarlo a todas las dependencias.

 Realizar el cronograma de transferencias una vez al año en el mes de enero. Esté
especificará las fechas estipuladas para la transferencia documental de cada
dependencia de la institución.
 Socializar el cronograma de transferencias a los funcionarios de cada dependencia

 El coordinador de archivo informa al jefe de dependencia para que prepare la
transferencia documental, y sea llevada a la oficina para posteriormente ser
transferida.
 Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad
de los documentos. Para ello, es necesario conocer:
 La composición física y química de los documentos almacenados en las áreas de
depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteración.
 La limpieza debe ser periódicamente con esto constituye una de las estrategias de
Conservación más eficaz, para prevenir ataques biológicos en los documentos.

NOTA: Cabe resaltar que los funcionarios de otras dependencias también contribuyen con la
organización del archivo. Es por esto, que ellos reciben estas charlas informativas sobre el
manejo documental.

6. Almacenar y ubicar la documentación en el depósito de archivo.

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